Khi bắt đầu hành trình khởi nghiệp với một quán cà phê, bạn mang theo đam mê, khát vọng và một nguồn vốn chắt chiu. Giữa bộn bề lo toan từ việc chọn hạt cà phê, lên ý tưởng không gian đến chiến lược marketing, có một trụ cột pháp lý thường bị bỏ qua: Hợp đồng FnB.
Nhiều chủ quán mới vì quá tin vào những thỏa thuận miệng mà vô tình đặt mình vào thế yếu. Một bản hợp đồng không chặt chẽ chính là mầm mống cho những tranh chấp sau này, có thể khiến bạn mất cả vốn lẫn niềm tin.
Với kinh nghiệm đồng hành và là đối tác cung cấp cà phê cho nhiều quán lớn nhỏ, ILOTA thấu hiểu những khó khăn và rủi ro mà bạn sẽ đối mặt. Bài viết này không phải là một tư vấn pháp lý, mà là sự chia sẻ kinh nghiệm thực chiến.
Chúng tôi sẽ cùng bạn “mổ xẻ” những yếu tố quan trọng nhất của một hợp đồng FnB, giúp bạn có cái nhìn toàn diện để bảo vệ và xây dựng một nền móng kinh doanh thật sự vững chắc.
Hợp Đồng FnB là gì?
Hợp đồng FnB (Food and Beverage) là một văn bản pháp lý ghi lại những thỏa thuận, cam kết giữa các bên trong ngành dịch vụ ăn uống và đồ uống. Nó có thể là hợp đồng giữa chủ quán và nhà cung cấp nguyên vật liệu, hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng lao động, hoặc các hợp đồng dịch vụ khác.
Một bản hợp đồng FnB không chỉ là một tờ giấy, mà còn là “tấm khiên” bảo vệ quyền lợi của bạn, chuyển hóa những lời nói thành trách nhiệm và sự minh bạch. Đây là công cụ quan trọng nhất để bạn quản lý rủi ro và xây dựng sự chuyên nghiệp trong kinh doanh.
Hợp đồng FnB
Các thành tố cốt lõi bắt buộc phải có trong mọi hợp đồng FnB
Một bản hợp đồng FnB hiệu quả phải là một văn bản chi tiết và không thể diễn giải theo nhiều nghĩa. Dưới đây là những điều khoản xương sống mà bạn cần xem xét tỉ mỉ.
1. Thông tin các bên tham gia
Đây là phần định danh, phải tuyệt đối chính xác. Cần ghi đầy đủ tên pháp nhân (nếu là công ty) hoặc họ tên (nếu là cá nhân), mã số thuế, số CCCD/CMND, địa chỉ đăng ký kinh doanh/thường trú, và thông tin người đại diện hợp pháp.
Hãy đối chiếu thông tin này với giấy phép kinh doanh của đối tác. Một sai sót nhỏ cũng có thể làm giảm hiệu lực pháp lý của toàn bộ bản hợp đồng FnB, gây khó khăn khi cần giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền.
2. Đối tượng và phạm vi hợp đồng
Điều khoản này phải mô tả một cách cụ thể, chi tiết đối tượng chính của hợp đồng. Nếu là hợp đồng cung cấp cà phê, không chỉ ghi “Cà phê hạt”, mà phải ghi rõ: “Cà phê hạt Robusta, rang mộc, mức độ rang Medium-Dark, xuất xứ Đắk Lắk, tiêu chuẩn sàng 18”.
Phạm vi công việc và trách nhiệm đi kèm cũng phải được liệt kê. Ai chịu trách nhiệm vận chuyển? Giao hàng tại kho của bên bán hay tại quán của bên mua? Chi phí vận chuyển được tính như thế nào?
3. Điều khoản về giá, tài chính và thanh toán
Đây là trái tim của hợp đồng FnB và là nơi dễ phát sinh mâu thuẫn nhất. Cần quy định rõ đơn giá, số lượng, thành tiền, và tổng giá trị hợp đồng (đã bao gồm VAT hay chưa).
Lộ trình thanh toán phải được vạch ra cụ thể: đặt cọc bao nhiêu phần trăm, thanh toán phần còn lại khi nào (ngay khi nhận hàng, cuối tháng, hay công nợ 30 ngày)? Hình thức thanh toán là gì?
Điều khoản phạt do chậm thanh toán là cần thiết để đảm bảo kỷ luật tài chính. Ngoài ra, cần có điều khoản về việc điều chỉnh giá nếu là hợp đồng dài hạn.
4. Quyền và nghĩa vụ chi tiết của các bên
Phần này cần được tách bạch rõ ràng thành hai mục: “Quyền và Nghĩa vụ của Bên A” và “Quyền và Nghĩa vụ của Bên B”.
Ví dụ, trong hợp đồng FnB với nhà cung cấp: Nghĩa vụ của nhà cung cấp là giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian cam kết. Quyền của bạn là được nhận hàng đúng cam kết, có quyền từ chối/đổi trả hàng hóa nếu không đạt chất lượng.
5. Các điều khoản về chấm dứt, vi phạm và bồi thường
Không ai muốn hợp đồng đổ vỡ, nhưng việc chuẩn bị cho tình huống xấu nhất là biểu hiện của sự chuyên nghiệp. Điều khoản này quy định các trường hợp hợp đồng FnB bị chấm dứt trước hạn và quy trình thực hiện.
Điều khoản phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là cực kỳ quan trọng. Mức phạt cho từng loại vi phạm là bao nhiêu? Thiệt hại phát sinh sẽ được xác định và bồi thường như thế nào?
Quán cà phê
Các loại hợp đồng FnB phổ biến nhất khi mở quán cà phê
Khi vận hành một quán cà phê, bạn sẽ là trung tâm của một mạng lưới các mối quan hệ kinh doanh, và mỗi mối quan hệ lại cần một loại hợp đồng FnB tương ứng.
- Hợp đồng thuê mặt bằng: Hợp đồng quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại của quán. Cần đặc biệt chú ý đến thời hạn thuê, điều khoản tăng giá thuê định kỳ, tiền đặt cọc, và các quy định về việc sửa chữa, cải tạo không gian.
- Hợp đồng cung cấp nguyên liệu: Hợp đồng này đảm bảo sự ổn định của quán. Đây là hợp đồng giữa bạn và các đơn vị cung cấp nguyên liệu, ví dụ như ILOTA cho mảng cà phê, hoặc các nhà cung cấp sữa, syrup, bánh ngọt…
- Hợp đồng lao động: Con người là yếu tố then chốt trong ngành dịch vụ. Hợp đồng lao động minh bạch về lương, thưởng, thời gian làm việc, mô tả công việc và chính sách đãi ngộ sẽ giúp bạn xây dựng một đội ngũ trung thành và chuyên nghiệp.
- Hợp đồng dịch vụ bên ngoài: Bao gồm các hợp đồng với đơn vị thi công-thiết kế quán, agency marketing, đơn vị diệt côn trùng, dịch vụ bảo trì máy pha cà phê… Các hợp đồng này đảm bảo chất lượng và tiến độ của các dịch vụ hỗ trợ vận hành.
5 sai lầm “Chết người” về hợp đồng FnB mà chủ quán mới thường mắc phải
Kinh nghiệm cho thấy, có những sai lầm phổ biến mà nếu không tránh, bạn có thể phải trả giá rất đắt.
- Quá tin vào thỏa thuận miệng: “Anh em tin nhau là chính” là câu nói nguy hiểm nhất trong kinh doanh. Mọi cam kết về giá, chất lượng, thời gian giao hàng… đều phải được ghi lại trong hợp đồng FnB.
- Sử dụng hợp đồng mẫu trên mạng mà không chỉnh sửa: Mỗi mối quan hệ kinh doanh có một đặc thù riêng. Việc dùng hợp đồng mẫu chung chung có thể bỏ sót những điều khoản quan trọng, hoặc chứa những điều khoản bất lợi cho bạn.
- Bỏ qua điều khoản chấm dứt hợp đồng: Nhiều người chỉ tập trung vào việc bắt đầu mà quên mất cách kết thúc. Một điều khoản chấm dứt lỏng lẻo có thể “trói chân” bạn với một đối tác kém chất lượng.
- Không đọc kỹ các điều khoản phụ: Những điều khoản về bất khả kháng, giải quyết tranh chấp, bảo mật thông tin… thường bị xem nhẹ nhưng lại có vai trò quyết định khi có sự cố phát sinh.
- Ngại Tham Vấn Chuyên Gia: Nếu cảm thấy không chắc chắn, đừng ngần ngại tìm đến luật sư hoặc người có kinh nghiệm để nhờ họ xem qua bản hợp đồng FnB. Chi phí tư vấn nhỏ có thể giúp bạn tránh được thiệt hại lớn sau này.
Lưu ý cho người mới mở quán khi soạn thảo hợp đồng
Việc đọc hiểu và đàm phán một bản hợp đồng FnB có thể gây bối rối. Dưới đây là một vài gợi ý thực tế từ kinh nghiệm của chúng tôi để giúp bạn tự tin hơn trong quá trình này.
1. Càng chi tiết, càng an toàn: Đừng bao giờ chấp nhận những điều khoản chung chung trong hợp đồng FnB. Thay vì ghi “cung cấp sữa tươi”, hãy yêu cầu ghi rõ: “Sữa tươi thanh trùng không đường, thương hiệu Vinamilk, hạn sử dụng tối thiểu 07 ngày kể từ ngày giao”.
2. Luôn có một “lối thoát”: Hãy chú ý kỹ đến điều khoản chấm dứt hợp đồng. Nếu nhà cung cấp liên tục giao hàng trễ hoặc sai chất lượng, bạn cần có quyền chấm dứt hợp đồng một cách hợp pháp mà không bị phạt.
3. Mọi sửa đổi phải bằng văn bản: Nếu có bất kỳ thay đổi nào so với hợp đồng ban đầu (ví dụ: thay đổi giá), hãy yêu cầu một phụ lục hợp đồng hoặc ít nhất là một email xác nhận từ cả hai bên.
4. Đừng ngại đàm phán: Hợp đồng FnB là một văn bản được tạo ra từ sự thỏa thuận. Nếu bạn cảm thấy một điều khoản nào đó không hợp lý hoặc gây bất lợi cho mình, hãy mạnh dạn đề xuất sửa đổi cho đến khi hai bên cùng hài lòng.
5. Tham vấn khi cần thiết: Đừng ngần ngại nhờ một người có kinh nghiệm hơn hoặc một luật sư xem qua các điều khoản quan trọng, đặc biệt là hợp đồng thuê mặt bằng. Một khoản chi phí tư vấn nhỏ có thể giúp bạn tránh được những rủi ro trị giá hàng trăm triệu đồng.
Kết luận
Một hợp đồng FnB vững chắc không phải là một rào cản pháp lý phức tạp, mà chính là bệ phóng an toàn cho sự nghiệp kinh doanh của bạn. Nó là ngôn ngữ chung để đảm bảo mọi mối quan hệ đối tác đều dựa trên sự minh bạch và công bằng.
Việc dành thời gian để đọc kỹ, đàm phán và hoàn thiện từng điều khoản là một sự đầu tư bắt buộc và khôn ngoan. Đừng để những sai sót trên giấy tờ trở thành vật cản trên con đường kinh doanh mà bạn đang tâm huyết xây dựng.
Tại ILOTA, chúng tôi không chỉ cung cấp những hạt cà phê chất lượng, chúng tôi mong muốn được trở thành một đối tác tin cậy, đồng hành cùng sự phát triển của bạn. Sự thành công của quán chính là niềm tự hào và là minh chứng rõ ràng nhất cho chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà chúng tôi mang lại.
Nhà rang “may đo” ILOTA Coffee & Tea
Địa chỉ: Biệt thự 3, ngõ 2A Chế Lan Viên, phường Đông Ngạc, Hà Nội.
Zalo: 0989 099 033 (Mr Thắng)
Website: ilota.vn
Facebook: ILOTA Coffee and Tea
Hi Neat post Theres an issue together with your web site in internet explorer may test this IE still is the marketplace chief and a good component of people will pass over your fantastic writing due to this problem
Your writing has a way of resonating with me on a deep level. I appreciate the honesty and authenticity you bring to every post. Thank you for sharing your journey with us.
Your blog has become an indispensable resource for me. I’m always excited to see what new insights you have to offer. Thank you for consistently delivering top-notch content!