Quy trình mở ca và đóng ca chuẩn cho nhân viên quán cà phê 2026

Quy trình mở ca và đóng ca quán cà phê ảnh hưởng trực tiếp đến hương vị, thiết bị và trải nghiệm khách hàng. Vì sao chỉ cần sai vài bước buổi sáng, quán có thể mất khách quen cả ngày?

Có một khoảnh khắc rất đặc biệt tại mọi quán cà phê, đó là khoảng thời gian sáng sớm khi cánh cửa chưa mở đón khách. Không gian tĩnh lặng, chỉ có tiếng máy pha khởi động rè rè và mùi hương thoang thoảng của mẻ cà phê mới. Đó không chỉ là lúc bật đèn hay lau bàn ghế. Đó là thời khắc “cân chỉnh” (calibration) quan trọng nhất trong ngày để đảm bảo mọi tách cà phê phục vụ ra đều đạt chuẩn.

Tuy nhiên, thực tế đáng buồn là nhiều quán cà phê hiện nay bỏ qua tầm quan trọng của giai đoạn này. Nhân viên thường đến sát giờ, bật máy vội vàng và pha ngay ly đầu tiên cho khách mà không kiểm tra thông số.

Hệ quả là ly cà phê đầu ngày thường có vị chua gắt hoặc đắng chát do nhiệt độ nước chưa ổn định. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách hàng và uy tín của quán.

Tầm quan trọng của quy trình mở ca và đóng ca

Nhiều người lầm tưởng kinh doanh cà phê là cuộc chơi của cảm xúc và sự ngẫu hứng. Nhưng thực tế, để đi đường dài, bạn cần kỷ luật sắt đá.

Tại sao phải chuẩn hóa quy trình ngay từ hôm nay?

Trong ngành F&B, kẻ thù lớn nhất không phải là đối thủ cạnh tranh, mà là Sự thiếu nhất quán.

• Bán niềm tin, không chỉ bán nước: Khách hàng quay lại quán bạn vào sáng thứ Ba vì họ tin rằng ly cà phê đó sẽ ngon y hệt ly họ uống vào sáng thứ Hai. Nếu hôm nay ngon, ngày mai dở, bạn sẽ mất khách vĩnh viễn.

• Triệt tiêu sự “tùy hứng”: Quy trình mở và đóng ca chính là “bộ luật” của quán. Nếu không có nó, chất lượng đồ uống sẽ phụ thuộc vào tâm trạng của nhân viên: Hôm nào vui thì làm kỹ, hôm nào buồn hay vội về thì làm ẩu. Quy trình giúp mọi thứ vận hành trơn tru bất kể ai là người trực ca.

• Tiêu chuẩn khắt khe của năm 2026: Thực khách ngày nay cực kỳ tinh tế. Họ không chỉ trả tiền cho caffeine, họ trả tiền cho trải nghiệm hoàn hảo. Một hạt bụi trên quầy bar, một chiếc ly còn ám mùi nước rửa chén, hay máy pha chưa nóng… đều là điểm trừ chí mạng khiến họ rời bỏ bạn.

Mối liên hệ “sống còn” với chất lượng hạt cà phê

Có một sự thật phũ phàng: Hạt cà phê ngon nhất thế giới cũng sẽ thành “thảm họa” nếu rơi vào một quầy bar bừa bộn.

Công sức của ILOTA: Tại xưởng rang, chúng tôi dùng những máy rang Hot-air hiện đại nhất, đo đếm từng giây để hạt cà phê Ethiopia hay Kenya đạt đến đỉnh cao hương vị. Đó là sự “may đo” tỉ mỉ và tốn kém.

Vai trò của Barista – Người gác đền cuối cùng: Tuy nhiên, mọi nỗ lực đó sẽ đổ sông đổ bể chỉ vì những lỗi sơ đẳng khi mở/đóng ca:

• Máy xay còn bột cũ: Bột cà phê cũ từ hôm qua để lại trong máy xay sẽ bị oxy hóa, sinh ra mùi hôi dầu (rancid). Nếu sáng sớm không vệ sinh (purge) kỹ, ly cà phê đầu tiên của khách sẽ bị ám mùi hôi này, phá hỏng sự tươi mới của hạt rang.
• Họng pha chưa đủ nhiệt: Quy trình mở ca yêu cầu làm nóng máy đủ lâu. Nếu vội vàng pha khi nước chưa đủ nhiệt, cà phê sẽ bị chua gắt, nhạt nhẽo, mất hết độ đậm đà.
• Vệ sinh vòi đánh sữa: Nếu đóng ca không vệ sinh kỹ vòi hơi, cặn sữa khô sẽ bám lại. Sáng hôm sau, vi khuẩn sinh sôi và mùi chua của sữa hỏng sẽ hủy hoại ly Latte nghệ thuật của bạn.

Tóm lại: Thực hiện nghiêm túc quy trình Mở – Đóng ca không chỉ là làm việc cho xong trách nhiệm. Đó là sự tôn trọng: Tôn trọng công sức người nông dân trồng cây, tôn trọng thợ rang ILOTA, và quan trọng nhất là tôn trọng vị khách hàng đã bỏ tiền ra để thưởng thức ly cà phê của bạn.

Xác định giờ mở quán: Khoa học về nhiệt độ & Thời gian

Rất nhiều chủ quán thắc mắc: “Tại sao nhân viên phải đến sớm cả tiếng đồng hồ chỉ để bật máy? Đến trước 10 phút là được rồi mà?” Thực tế, máy pha cà phê không giống như cái ấm đun nước siêu tốc – bật là sôi ngay. Việc xác định giờ nhân viên có mặt (Check-in) phụ thuộc hoàn toàn vào “tính nết” của chiếc máy bạn đang dùng.

Thời gian làm nóng (Warm-up): Đừng để máy bị “Sốt ảo”

Các dòng máy pha chuyên nghiệp (Espresso Machine) thường có nồi hơi rất lớn làm bằng đồng hoặc thép dày. Hãy tưởng tượng nó giống như một khối kim loại khổng lồ đang nguội ngắt sau một đêm dài.

Cái bẫy nhiệt độ: Khi bạn bật máy khoảng 10-15 phút, màn hình có thể báo nước trong nồi hơi đã đạt 93°C. Nhưng đừng tin vội! Đó chỉ là nhiệt độ của nước.

Vấn đề: Toàn bộ khung máy, các đường ống dẫn và quan trọng nhất là Họng pha (Group head) vẫn còn lạnh.

Hậu quả: Nếu bạn pha ngay lúc này, dòng nước 93°C đi qua họng pha lạnh ngắt sẽ bị “hút nhiệt” ngay lập tức (giống như đổ nước sôi vào một cái cốc đá lạnh). Nước tiếp xúc với cà phê thực tế chỉ còn khoảng 80-85°C.

• Kết quả: Ly cà phê bị chua loét, nhạt nhẽo và chiết xuất kém (Underextraction).

Giờ mở quán lý tưởng: Quy tắc “Sẵn sàng 100%”

Dựa trên kinh nghiệm kỹ thuật từ đội ngũ ILOTA, giờ nhân viên có mặt nên sớm hơn giờ đón khách ít nhất 30 đến 45 phút. Khoảng thời gian này không hề lãng phí, nó dùng để:

• Để máy “ngấm” nhiệt: Nhiệt độ cần thời gian để lan tỏa từ nồi hơi ra đến tận tay cầm (portafilter) và họng pha. Khi bạn chạm tay vào tay cầm thấy nóng ran, đó mới là lúc hệ thống đạt trạng thái “Ổn định nhiệt” (Thermal Stability). Lúc này, nước pha ra mới chuẩn 93°C từ đầu đến cuối.

• Thời gian cho Sensory (Nếm thử): Thời tiết mỗi ngày một khác (độ ẩm, nhiệt độ môi trường thay đổi) sẽ làm hạt cà phê nở ra hoặc co lại. Barista cần khoảng 15 phút để xay thử, pha thử và nếm thử (Dial-in) xem lưỡi dao hôm nay cần chỉnh mịn hơn hay thô hơn.

Lời khuyên từ ILOTA: Đừng xác định giờ mở quán dựa trên lúc khách bước vào cửa. Hãy xác định dựa trên lúc máy móc và hương vị đã sẵn sàng. Nếu quán mở cửa đón khách lúc 7:00 sáng, thì 6:15 – 6:30 nhân viên đã phải có mặt để đánh thức “cỗ máy kiếm tiền” của bạn rồi. Chậm một phút làm nóng máy là đánh đổi bằng chất lượng của những ly cà phê đầu ngày.

Chi tiết quy trình mở ca: Khởi đầu ngày mới hoàn hảo

Quy trình mở ca không chỉ là bật điện và mở cửa. Đó là khoảng thời gian “vàng” để Barista đánh thức toàn bộ hệ thống, đảm bảo mọi thứ sẵn sàng cho giờ cao điểm. Dưới đây là 4 bước tiêu chuẩn mà ILOTA khuyến nghị:

Bước 1: Đánh thức “Trái tim” của quán (Hệ thống điện & nước)

Việc đầu tiên khi bước chân vào quầy bar không phải là thay đồ, mà là bật máy pha cà phê. Tại sao? Vì cỗ máy này cần ít nhất 30 phút để “tỉnh ngủ” hoàn toàn.

Khởi động: Bật công tắc nguồn máy pha cà phê và máy xay.

Kiểm tra “Nhịp tim” (Áp suất): Trong lúc chờ máy nóng, hãy liếc mắt nhìn đồng hồ áp suất.

• Áp suất nồi hơi (Boiler): Kim chỉ 1.0 – 1.5 bar là nồi hơi đã đủ nhiệt, sẵn sàng tạo hơi đánh sữa.
• Áp suất bơm (Pump): Khi thử xả nước, kim phải vọt lên mức 9 bar. Đây là con số vàng để tạo ra lớp Crema dày mịn. Nếu kim chỉ thấp hơn, cà phê sẽ bị loãng và chua.

Kiểm tra nguồn nước: Nước chiếm 98% ly cà phê. Hãy đảm bảo hệ thống lọc nước hoạt động tốt. Nước có mùi lạ hay bị cặn sẽ phá hỏng hương vị của hạt cà phê dù nó đắt tiền đến đâu.

Bước 2: Tắm rửa cho máy (Vệ sinh & Xả nước)

Dù tối hôm qua bạn đã dọn dẹp sạch sẽ, nhưng sau một đêm dài, bụi mịn vẫn lắng xuống và nước trong đường ống đã bị nguội lạnh.

Lau bụi: Dùng khăn sạch lau toàn bộ mặt quầy bar, nóc máy pha và phễu đựng hạt (hopper).

Xả nước (Morning Purge): Đây là thao tác bắt buộc. Hãy lắp tay cầm vào và bấm nút xả nước liên tục trong 3-5 giây, lặp lại 2-3 lần.

Mục đích: Đẩy hết phần nước cũ đọng lại qua đêm (thường có mùi kim loại) ra ngoài. Đồng thời, dòng nước nóng mới sẽ giúp làm nóng họng pha (Group head) và tay cầm (Portafilter) để tránh sốc nhiệt khi pha.

Bước 3: Căn chỉnh hương vị (Dial-in) – Bước quan trọng nhất

Cà phê là thực phẩm “biết thở”. Sau một đêm, độ ẩm và nhiệt độ thay đổi sẽ làm hạt cà phê thay đổi theo. Vì vậy, cỡ xay hôm qua chưa chắc đã đúng cho hôm nay.

Nguyên lý thời tiết:

• Trời mưa/Ẩm ướt: Hạt cà phê hút ẩm và nở ra -> Dòng chảy thường bị chậm lại -> Cần chỉnh máy xay Thô hơn (Coarser) một chút.
• Trời nắng/Hanh khô: Hạt cà phê khô hơn -> Dòng chảy thường bị nhanh quá -> Cần chỉnh máy xay Mịn hơn (Finer) một chút.

Thực hành (Test Shot): Pha thử 1 ly Espresso và quan sát:

• Dòng chảy chuẩn: 25-30 giây để chiết xuất được 30-40ml nước. Dòng chảy sánh như mật ong, màu nâu cánh gián.
• Lỗi nhanh: Chảy ồ ạt dưới 20 giây (quá loãng, chua) -> Chỉnh Mịn lại.
• Lỗi chậm: Chảy nhỏ giọt hoặc tắc, trên 35 giây (quá đắng, khét) -> Chỉnh Thô ra.

Nhật ký (Logbook): Tại ILOTA, chúng tôi luôn ghi lại thông số này mỗi sáng. Nó giúp chủ quán biết được máy móc có ổn định không và chất lượng hạt có đồng đều không.

Bước 4: Kiểm kê và Sắp xếp

Hãy tưởng tượng khi khách đông nghịt, bạn không thể chạy đi tìm hộp sữa hay túi đường. Mọi thứ phải nằm ngay trong tầm tay.

• Kiểm tra kho (Inventory): Hạt cà phê, sữa tươi, đá lạnh, ly mang đi… có đủ cho ca sáng không? Nếu thiếu phải bổ sung ngay.

• Nguyên tắc FIFO (Nhập trước – Xuất trước): Luôn dùng những hộp sữa/túi hạt có hạn sử dụng gần hơn (cũ hơn) trước. Xếp đồ mới vào trong, đồ cũ ra ngoài để tránh lãng phí hàng hết hạn.

• Sắp xếp theo thói quen (Muscle Memory): Đặt ly, khăn, dụng cụ nén (tamper) đúng vị trí quy định. Mục tiêu là Barista có thể nhắm mắt cũng với tay lấy đúng thứ mình cần. Điều này giúp tốc độ phục vụ tăng lên đáng kể.

Quy trình Bàn giao ca

Nhiều chủ quán chỉ chú trọng Mở ca và Đóng ca mà quên mất “khúc giữa”. Thực tế, giờ giao ca (thường là trưa hoặc đầu giờ chiều) là lúc quán dễ bị rối nhất. Nhân viên sáng thì vội về, nhân viên chiều thì chưa kịp bắt nhịp.

Để tránh cảnh “cha chung không ai khóc”, hãy áp dụng quy trình bàn giao 2 bước dưới đây:

“Báo cáo tình báo”: Trao đổi thông tin quan trọng

Đừng chỉ chào nhau một câu rồi về. Hai nhân viên cần dành ra 5-10 phút để trao đổi những thông tin “sống còn” sau:

Tình trạng kho (Stock): Món nào sắp hết? Sữa tươi còn đủ cho giờ cao điểm chiều không? Đá lạnh đã đầy thùng chưa? Việc báo trước giúp ca sau chủ động chuẩn bị (Fill đồ), tránh cảnh khách gọi món mới lật đật chạy đi mua.

Chất lượng cà phê (Dial-in lại): Đây là điểm Barista hay quên nhất.

• Lưu ý: Thông số xay của buổi sáng (lúc trời mát, độ ẩm cao) thường không còn đúng vào buổi chiều (lúc trời nắng nóng, hanh khô).
• Hành động: Nhân viên ca chiều bắt buộc phải nếm thử (Taste check) lại một ly Espresso. Khả năng cao là bạn sẽ phải chỉnh máy xay mịn hơn hoặc thô hơn một chút để phù hợp với nhiệt độ buổi chiều. Đừng máy móc dùng y nguyên thông số của ca sáng.

Lưu ý đặc biệt: Có khách quen nào đang ngồi cần chăm sóc kỹ không? Máy móc có vấn đề gì lạ (kêu to, tụt áp) cần theo dõi không?

Vệ sinh nhanh & “Reset” quầy bar

Nguyên tắc vàng: “Hãy trả lại quầy bar như cách bạn muốn nhận nó”. Không ai muốn bắt đầu ca làm việc với một bồn rửa đầy ly bẩn hay một thùng rác tràn trề.

• Dọn dẹp chiến trường: Nhân viên ca sáng có trách nhiệm rửa sạch toàn bộ ca đánh sữa, lau vòi hơi và vệ sinh mặt quầy bar sạch sẽ trước khi tháo tạp dề.

• Xử lý bã cà phê: Đổ sạch thùng đập bã (Knock box). Bã cà phê để lâu sẽ sinh mùi chua và nấm mốc, ảnh hưởng đến không gian quán.

• Sự tôn trọng: Một không gian sạch sẽ không chỉ giúp quy trình phục vụ liền mạch, không bị gián đoạn, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đồng nghiệp của mình.

Tóm lại: Bàn giao ca tốt giống như một cuộc chạy tiếp sức. Người chạy trước trao gậy thuận lợi thì người chạy sau mới có đà để bứt tốc. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa hai ca chính là bí quyết để khách hàng luôn được phục vụ tốt nhất bất kể họ đến quán vào giờ nào.

Chi tiết quy trình đóng ca chuẩn 2026

Nếu Mở ca là sự chuẩn bị đầy hứng khởi, thì Đóng ca chính là sự bảo dưỡng thầm lặng nhưng tối quan trọng. Tại ILOTA, chúng tôi có một câu thần chú: “Bạn chăm sóc máy thế nào, máy sẽ trả lại hương vị thế ấy”.

Dưới đây là 4 bước “bắt buộc” phải thực hiện trước khi tắt đèn ra về:

Bước 1: Vệ sinh cho máy pha

Đây là bước không thể thỏa hiệp. Trong quá trình chiết xuất, dầu cà phê (Coffee Oils) bám chặt vào đường ống và họng pha. Dưới nhiệt độ cao, lớp dầu này sẽ bị nướng cháy và ôi thiu (rancid) chỉ sau vài tiếng.

• Hậu quả nếu lười: Lớp dầu cháy này sẽ ám mùi khét và vị đắng gắt khó chịu vào những ly cà phê tươi mới của ngày hôm sau.

• Quy trình chuẩn:

  1. Sục ngược với thuốc (Chemical Backflush): Lắp phin mù (Blind filter), cho một muỗng bột vệ sinh chuyên dụng (như Cafiza). Bật bơm 10 giây – Nghỉ 10 giây. Lặp lại 5 lần. Việc này giúp thuốc sủi bọt và đánh tan dầu mỡ bên trong van xả.

  2. Sục lại với nước sạch: Đổ bỏ thuốc, sục lại với nước sạch 5 lần nữa để tráng rửa hóa chất.

  3. Vệ sinh thủ công: Tháo rời lưới lọc (Shower screen) và chốt chia nước. Dùng cọ chuyên dụng chà sạch cặn bã cà phê bám trong ngóc ngách Group head và ron cao su. Đây là nơi vi khuẩn và cặn bẩn “trú ngụ” nhiều nhất.

Bước 2: Diệt khuẩn vòi đánh sữa

Sữa tươi chứa nhiều Protein và chất béo, là “bữa tiệc” lý tưởng cho vi khuẩn sinh sôi. Một vòi đánh sữa bẩn không chỉ gây mất vệ sinh an toàn thực phẩm mà còn làm tắc nghẽn luồng hơi.

Quy trình:

• Ngâm vòi: Pha dung dịch vệ sinh sữa chuyên dụng (như Rinza) với nước nóng. Ngâm vòi hơi vào đó khoảng 15-20 phút để protein trong sữa tan ra.
• Thông tắc: Tháo đầu vòi (Steam tip) ra, dùng kim thông chuyên dụng chọc nhẹ các lỗ thoát hơi. Lỗ hơi thông thoáng thì áp lực mới mạnh, giúp Barista ngày mai dễ dàng tạo ra lớp bọt sữa (Micro-foam) mịn màng.

Lưu ý: Tuyệt đối không dùng dao, kéo hay vật sắc nhọn để cạo lớp sữa khô bám bên ngoài. Nó sẽ làm xước lớp mạ chrome, tạo ra các rãnh nhỏ cho vi khuẩn bám vào sau này.

Bước 3: “Reset” máy xay cà phê

Máy xay là nơi lưu giữ hương thơm, nhưng cũng là nơi dễ bị oxy hóa nhất.

Tại sao phải làm? Hạt cà phê (đặc biệt là rang đậm) chứa nhiều dầu. Bột cà phê cũ còn sót lại trong buồng xay qua đêm sẽ bị oxy hóa (Stale), mất mùi và có mùi hôi dầu. Nếu không dọn sạch, mẻ xay đầu tiên của sáng mai sẽ bị trộn lẫn với đống bột cũ này.

Hành động:

• Khóa hộc hạt (Hopper), xay hết lượng hạt còn dư trong buồng xay ra ngoài.
• Dùng máy hút bụi mini hút sạch bột mịn bám trong ngóc ngách lưỡi dao (Burrs).
• Lau hộc chứa hạt bằng khăn khô sạch.

Cấm kỵ: Tuyệt đối không dùng nước hoặc khăn ướt để lau lưỡi dao thép. Nước sẽ gây gỉ sét và làm cùn lưỡi dao cực nhanh.

Bước 4: Chốt sổ & Báo cáo (Reporting)

Kết thúc ca làm việc không chỉ là tắt máy, mà là chốt lại bức tranh kinh doanh của cả ngày.

Kiểm kê (Inventory): Đếm lại số lượng ly, hạt, sữa… tiêu hao. Đối chiếu với doanh thu để kiểm soát thất thoát (Food Cost).

Nhật ký (Logbook) – Sợi dây liên kết: Ghi chú lại mọi vấn đề phát sinh cho ca sáng mai biết.

• Ví dụ: “Máy pha hôm nay áp suất hơi yếu”, “Ron cao su họng phải hơi mòn, cần thay”, “Khách phàn nàn cà phê hơi chua”…

An ninh: Tắt toàn bộ thiết bị điện không cần thiết (đèn, máy lạnh, máy pha). Riêng tủ lạnh và tủ đông phải duy trì điện 24/24. Khóa cửa cẩn thận.

Bảng so sánh các chỉ số kỹ thuật: Mở ca & Đóng ca

Để giúp bạn dễ hình dung và ghi nhớ, ILOTA tổng hợp các điểm khác biệt cốt lõi trong bảng dưới đây. Đây là tài liệu hữu ích cho việc đào tạo nhân viên quán cà phê.

Đào tạo nhân viên về Tư duy hệ thống

Một quán cà phê có máy xịn, hạt ngon nhưng nhân viên lại làm việc như một “cái máy” thì cũng vô nghĩa. Đích đến cuối cùng của đào tạo không phải là tạo ra những thợ pha chế chỉ biết bấm nút, mà là nuôi dưỡng những “Nghệ nhân” hiểu nghề và yêu nghề.

Từ “Thợ bấm nút” đến “Nghệ nhân pha chế”

Sai lầm lớn nhất trong đào tạo là chỉ dạy “Cái gì” (What) và “Như thế nào” (How) mà bỏ quên câu hỏi “Tại sao” (Why).

• Tư duy “Cái máy”: Nhân viên chỉ biết cho cà phê vào, nén, rồi bấm nút. Nếu cà phê chảy quá nhanh hay quá chậm, họ mặc kệ và mang ra cho khách. Họ làm vì bị bắt buộc.

• Tư duy “Hệ thống” (Tại ILOTA): Chúng tôi dạy nhân viên hiểu nguyên lý.

Ví dụ: Thay vì chỉ cấm nhân viên dùng nước quá sôi, hãy giải thích cho họ: “Nước quá nóng sẽ làm ‘cháy’ lượng đường tự nhiên trong hạt cà phê, khiến ly nước đắng gắt như thuốc bắc. Em thử uống ly này xem, có thấy khó chịu không?”.

• Kết quả: Khi hiểu bản chất (nguyên nhân – kết quả), nhân viên sẽ tự giác điều chỉnh nhiệt độ, tự giác canh dòng chảy mà không cần bạn đứng kè kè giám sát. Họ hiểu rằng họ đang làm chủ máy móc, chứ không phải nô lệ của những nút bấm.

Xây dựng văn hóa kỷ luật: Biến quy trình thành thói quen

Kỷ luật không phải là sự gò bó, kỷ luật là tự do. Khi mọi thứ vào guồng, Barista sẽ thảnh thơi pha chế thay vì loay hoay xử lý sự cố.

Sức mạnh của Checklist (Danh mục kiểm tra):

• Đừng bắt nhân viên nhớ thuộc lòng. Hãy in quy trình Mở ca/Đóng ca ra giấy, ép plastic và dán ngay tại quầy bar.
• Quy tắc: “Làm đến đâu, tích (tick) đến đó”. Đây giống như bảng kiểm tra của phi công trước khi cất cánh. Nó đảm bảo dù nhân viên mới hay cũ, dù đang buồn ngủ hay tỉnh táo, họ cũng không bao giờ quên xả nước họng pha hay tắt máy xay.

Audit (Đánh giá) định kỳ – Không phải để phạt:

• Đừng đợi có sự cố mới kiểm tra. Hãy thiết lập lịch “Hiệu chỉnh kỹ năng” hàng tháng.
• Mục đích: Không phải để bắt lỗi trừ lương, mà để xem quy trình nào đang rườm rà cần cắt giảm, thao tác nào nhân viên hay làm sai để hướng dẫn lại.

Tiêu chuẩn SCA (Hiệp hội Cà phê Đặc sản):

• Một Barista chuyên nghiệp không chỉ là người vẽ hình Latte Art đẹp. Phẩm chất quan trọng nhất của họ là Sự tỉ mỉ  và Tính sạch sẽ. Một quầy bar sạch bong kin kít lúc đóng ca chính là thước đo năng lực của một Barista giỏi.

Để hiểu hơn về công việc của một Barista, hãy đọc tại: [Nghề Barista là gì? Những điều cơ bản bạn cần biết]

3 Lỗi vận hành “Kinh điển” trong quy trình & Cách hóa giải

Trong quá trình tư vấn setup và “khám bệnh” cho hàng trăm quán cà phê, ILOTA nhận thấy: Không phải đối thủ cạnh tranh, chính những lỗi nhỏ nhặt hàng ngày mới là “kẻ thù” âm thầm giết chết chất lượng quán của bạn.

Dưới đây là 3 sai lầm phổ biến nhất và cách khắc phục triệt để:

Lỗi 1: Tiếc rẻ bột cũ – Mời khách uống “Cà phê chết”

Nhiều nhân viên (và cả chủ quán) thường cảm thấy tiếc khi phải vứt đi vài gram cà phê vào buổi sáng.

Thực trạng: Lượng bột cà phê nằm lại trong buồng xay (Grinding chamber) từ chiều hôm qua đã tiếp xúc với không khí suốt hơn 12 tiếng. Chúng đã bị oxy hóa hoàn toàn, mất hết hương thơm và bắt đầu có mùi hôi dầu (rancid).

Hậu quả: Nếu không xả bỏ, ly cà phê mở hàng (thường bán cho những khách quen dậy sớm) sẽ là sự pha trộn giữa bột mới và bột hỏng. Vị cà phê sẽ nhạt thếch, có mùi ngai ngái và mất hẳn độ tươi.

Giải pháp (Quy tắc 3 giây):

• Hãy quán triệt tư tưởng: “Bỏ 5g bột để giữ 1 khách quen”.
• Yêu cầu nhân viên bấm xay bỏ khoảng 3-5g bột đầu tiên (khoảng 3 giây xay) vào mỗi buổi sáng hoặc sau khi máy nghỉ quá 1 tiếng đồng hồ.

Lỗi 2: Vệ sinh “giả” – Chỉ xả nước cho có lệ

Nhiều Barista cuối ngày vì muốn về sớm nên chỉ lắp phin mù vào xả nước (Backflush with water) mà “quên” không dùng thuốc vệ sinh.

Thực trạng: Nước nóng không thể làm tan dầu cà phê. Hãy tưởng tượng bạn rửa cái chảo dính đầy mỡ mà chỉ tráng nước lã, không dùng nước rửa chén vậy.

Hậu quả:

• Lớp dầu tích tụ lâu ngày sẽ cháy khét, biến thành lớp nhựa đen cứng đầu, ám vị đắng gắt vào mọi ly cà phê sau này.
• Nghiêm trọng hơn, cặn bẩn sẽ làm tắc Van điện từ (Solenoid valve) – một linh kiện đắt tiền, khiến bạn tốn tiền triệu để sửa chữa.

Giải pháp:

• Giám sát chặt chẽ quy trình đóng ca qua Camera hoặc Checklist.
• Bắt buộc dùng bột vệ sinh chuyên dụng (như Cafiza) hàng ngày. Đây là khoản đầu tư cho vệ sinh an toàn thực phẩm, không phải chi phí lãng phí.

Lỗi 3: Barista “Robot” – Tin vào đồng hồ hơn vị giác

Đây là lỗi phổ biến nhất của các bạn mới vào nghề: Chỉ chăm chăm nhìn đồng hồ đếm giây.

Thực trạng: Màn hình hiển thị chiết xuất đúng 25 giây, Barista tự tin mang ra cho khách. Nhưng thực tế ly đó uống rất dở.

Tại sao? Thời gian chỉ là một tham số. Nếu hạt cà phê hôm nay bị cũ, hoặc nguồn nước lọc bị lỗi (TDS thay đổi), thì dù chảy đúng 25 giây, hương vị vẫn có thể bị chua loét hoặc đắng ngắt.

Giải pháp (Sensory là bắt buộc):

• Máy móc không biết nếm, con người mới biết nếm.
• Quy định cứng: Đầu mỗi ca, Barista phải nếm thử (Taste check) ít nhất 1 ly Espresso (kiểm tra cốt) và 1 ly cà phê thành phẩm (như Latte/Nâu đá). Chỉ khi Barista thấy ngon, mới được phép phục vụ khách hàng.

Để đào tạo được một Barista chuẩn không khó, bạn có thể đọc tại: [Bí quyết chuẩn hóa kỹ năng đào tạo Barista 0 đồng – Đừng để nhân sự là “canh bạc”]

Kết luận

Quy trình mở ca và đóng ca không chỉ là những gạch đầu dòng khô khan. Đó là nghi thức thể hiện sự trân trọng đối với nghề, với khách hàng và với chính hạt cà phê mà chúng ta nâng niu.

Một quy trình chuẩn giúp quán vận hành trơn tru, giảm thiểu hư hỏng thiết bị và quan trọng nhất là giữ vững chất lượng đồ uống trong lòng khách hàng. Tại ILOTA, chúng tôi tin rằng sự thành công lớn lao luôn bắt nguồn từ việc làm tốt những điều nhỏ bé mỗi ngày.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và sâu sắc về quy trình vận hành quán cà phê chuẩn 2026. Hãy bắt tay vào xây dựng và chuẩn hóa quy trình cho quán của bạn ngay hôm nay.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về cách chọn lựa máy móc, thiết lập quy trình hay tìm kiếm nguồn cà phê rang mộc chất lượng cao, “may đo” riêng cho quán của bạn, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

Bạn muốn trải nghiệm cà phê được rang “may đo” chuẩn vị? [Khám phá ngay các dòng sản phẩm cà phê hạt rang mộc chất lượng cao của ILOTA] hoặc Liên hệ 0989.099.033 (Anh Thắng) để được tư vấn giải pháp cà phê toàn diện cho quán của bạn

ILOTA – Nhà rang Cà phê “May đo” 

Địa chỉ: Biệt thự 3, ngõ 2A Chế Lan Viên, phường Đông Ngạc, Hà Nội.

Zalo: 0989 099 033 (Mr Thắng)

Website: ilota.vn

Facebook: ILOTA Coffee and Tea