Cách tính lời và lỗ cho quán cà phê: Những chỉ số tài chính mà chủ quán bắt buộc phải biết

Bạn có đang dùng cách tính lời và lỗ cho quán cà phê bằng cảm giác? Cách tính chuẩn để biết quán đang lãi hay lỗ thật?

Tại sao doanh thu cao nhưng cuối tháng vẫn “Rỗng túi”?

Một sai lầm kinh điển trong vận hành quán cà phê là nhầm lẫn giữa Dòng tiền (Cash flow) và Lợi nhuận (Profit). Việc két tiền luôn đầy ắp mỗi ngày dễ khiến chủ quán ảo tưởng về hiệu quả kinh doanh, để rồi lơ là trong việc kiểm soát chi phí ẩn.

Để thoát khỏi tình trạng “bán nhiều, lời ít”, chúng ta cần thay đổi tư duy: Chuyển từ việc “ghi chép sổ sách” sang “quản trị tài chính”. Mọi chỉ số kinh doanh cần được kiểm soát khắt khe hệt như cách Barista kiểm soát chất lượng từng hạt cà phê. Lợi nhuận thực sự chỉ sinh ra khi bạn làm chủ được con số, phân tích được hiệu quả hoạt động và cắt giảm lãng phí dựa trên dữ liệu thực tế chứ không phải cảm giác.

Tại sao hạch toán Lời – Lỗ chi tiết là “tấm khiên” bảo vệ quán của bạn?

Có một quan điểm sai lầm nhưng khá phổ biến rằng: “Bán hàng chỉ cần thấy tiền vô là được, không cần phần mềm quản lý bán hàng cho phức tạp.” Việc xây dựng bảng tính Lời và Lỗ (P&L) không đơn thuần là công việc của kế toán, mà là kỹ năng sinh tồn của chủ quán. Nắm vững số liệu chính xác mang lại 3 giá trị cốt lõi giúp bạn làm chủ cuộc chơi:

Thoát khỏi “Bẫy dòng tiền ảo” và đánh giá năng lực thực sự

Rất nhiều chủ quán mắc sai lầm khi nhìn vào ngăn kéo tiền mặt đầy ắp mỗi ngày và lầm tưởng quán đang làm ăn tốt.

• Thực tế: Dòng tiền (Cash flow) và Lợi nhuận (Profit) là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Tiền thu về hôm nay có thể là doanh thu, nhưng chưa chắc đã là tiền lãi nếu bạn chưa trừ đi các “chi phí ẩn” như: Khấu hao máy móc (mỗi ly cà phê bán ra đều làm mòn máy móc một chút), chi phí cơ hội, hay chính tiền lương của bạn (công sức quản lý).

• Giá trị: Hạch toán chi tiết giúp bạn nhìn thấy “Lợi nhuận ròng” (Net Profit) – số tiền thực sự bỏ túi được, tránh tình trạng “ăn vào vốn” hoặc chi tiêu quá tay dựa trên doanh thu ảo.

Xây dựng chiến lược giá (Pricing) thông minh và cạnh tranh

Bạn không thể định giá một ly Latte là 45.000đ chỉ vì… quán bên cạnh bán giá đó.

• Thực tế: Một mức giá bán an toàn phải bao gồm: Giá vốn nguyên liệu (COGS) + Chi phí vận hành (Nhân sự, điện nước, mặt bằng) + Tỷ suất lợi nhuận mong muốn. Nếu tính toán sai giá vốn (ví dụ: quên tính chi phí hao hụt nguyên liệu hay ly nhựa), bạn càng bán nhiều sẽ càng lỗ.

• Giá trị: Khi hiểu rõ cấu trúc chi phí, bạn sẽ biết điểm hòa vốn nằm ở đâu, từ đó tự tin đưa ra các chương trình khuyến mãi (như Mua 1 Tặng 1) mà không sợ bị thâm hụt ngân sách.

“Rada” phát hiện thất thoát và lãng phí

Trong ngành F&B, lợi nhuận thường nằm ở những con số lẻ và bị “bào mòn” bởi những lãng phí nhỏ nhặt.

• Thực tế: Một bảng báo cáo tài chính chi tiết sẽ đóng vai trò như hệ thống cảnh báo sớm. Ví dụ: Nếu tỷ lệ giá vốn (COGS) tháng này đột ngột tăng từ 30% lên 38% trong khi giá nhập không đổi, chắc chắn đang có vấn đề ở khâu pha chế (đổ bỏ quá nhiều, định lượng sai) hoặc có sự gian lận kho bãi.

• Giá trị: Số liệu giúp bạn khoanh vùng vấn đề ngay lập tức để bịt các “lỗ hổng” tài chính trước khi chúng nhấn chìm lợi nhuận của cả tháng.

Phân loại cấu trúc chi phí trong quán cà phê

Để áp dụng cách tính lời và lỗ cho quán cà phê hiệu quả, bước đầu tiên là phân loại toàn bộ các khoản chi phí phát sinh. Trong quản trị tài chính F&B, chi phí được chia thành 3 nhóm chính:

Giá vốn hàng bán (COGS – Cost of Goods Sold): “Trái tim” của chi phí

Đây là chi phí trực tiếp để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh trao tay khách hàng. Trong ngành cà phê, COGS thường chiếm từ 20% – 35% giá bán.

• Bao gồm: Không chỉ là cốt cà phê, sữa, syrup, đá viên, mà phải tính cả bao bì (ly, nắp, ống hút, túi mang đi) nếu bán take-away.

• Chi phí ẩn (Waste & Variance): Sai lầm lớn nhất là chỉ tính theo công thức lý thuyết (Recipe). COGS thực tế phải bao gồm cả phần hao hụt (đổ bỏ khi thử nếm đầu ngày, rơi vãi khi xay, sữa thừa sau khi đánh bọt).

• Tư duy tối ưu: Giảm COGS không phải là nhập nguyên liệu rẻ tiền (làm giảm chất lượng), mà là tối ưu hiệu suất chiết xuất (Extraction Yield). Sử dụng hạt cà phê chất lượng cao, độ nở xốp tốt sẽ giúp bạn chiết xuất được nhiều hương vị hơn với cùng một lượng bột, từ đó giảm giá vốn trên mỗi ly mà vẫn giữ được độ đậm đà.

Định phí (Fixed Costs): “Gánh nặng” cố định

Đây là những khoản chi phí “bất di bất dịch”, bạn bắt buộc phải trả ngay cả khi… mở cửa cả ngày mà không bán được ly nào. Đây chính là áp lực lớn nhất đối với dòng tiền.

• Tiền thuê mặt bằng: Khoản chi lớn nhất và ổn định nhất.

• Lương nhân sự cứng: Lương cho Quản lý, Barista trưởng, Bảo vệ (những vị trí không thể cắt giảm dù vắng khách).

• Khấu hao tài sản (Depreciation): Đây là khoản chi “vô hình”. Ví dụ: Bạn đầu tư máy pha 100 triệu, dự tính dùng trong 5 năm. Mỗi tháng bạn phải trích ra khoảng 1.6 triệu vào chi phí. Nếu quên tính khoản này, sau 5 năm máy hỏng, bạn sẽ không có tiền để tái đầu tư.

• Chi phí vận hành nền tảng: Internet, phí phần mềm POS, phí bản quyền nhạc, phí vệ sinh môi trường.

Biến phí (Variable Costs): Chỉ số sức khỏe vận hành

Biến phí là những khoản chi “nước lên thuyền lên” – thay đổi tỷ lệ thuận với doanh thu. Doanh thu tăng thì biến phí tăng, và ngược lại.

• Điện & Nước: Máy pha hoạt động liên tục, máy lạnh chạy hết công suất khi quán đông khách.

• Marketing & Promotion: Chi phí chạy quảng cáo Facebook, in voucher, làm standee cho các chiến dịch theo mùa.

• Thưởng & Nhân sự Part-time: Tiền thưởng doanh số (Incentive) hoặc lương cho nhân viên thời vụ tăng cường vào dịp lễ/cuối tuần.

• Bảo trì & Sửa chữa: Chi phí thay ron, vệ sinh máy lạnh, sửa chữa nhỏ phát sinh trong quá trình vận hành.

Quản trị Food Cost & Bài toán kiểm soát hao hụt (Wastage Control)

Trong ngành F&B, Food Cost (Giá vốn hàng bán) là chỉ số sống còn. Tuy nhiên, 90% chủ quán mới mắc sai lầm nghiêm trọng: Chỉ tính toán dựa trên Công thức lý thuyết (Recipe Cost) mà bỏ quên Chi phí thực tế (Actual Cost). Khoảng chênh lệch giữa hai con số này chính là “lỗ hổng” âm thầm rút cạn lợi nhuận của bạn.

Công thức tính giá vốn thực tế (Actual Food Cost)

Đừng chỉ tính những gì khách hàng uống vào bụng, hãy tính cả những gì nhân viên… đổ xuống cống.

Công thức chuẩn:

Giá vốn 1 ly = (Giá nguyên liệu / Định lượng) + Chi phí bao bì + [Hao hụt kỹ thuật + Sai số vận hành]

Bẫy “Chênh lệch kho” (Variance)

Rất nhiều chủ quán tính toán trên giấy tờ thấy lãi 30%, nhưng thực tế cuối tháng lại lỗ. Nguyên nhân nằm ở Variance (Chênh lệch).

• COGS Lý thuyết: Là số tiền nguyên liệu bạn lẽ ra phải tốn dựa trên số ly bán được (Ví dụ: Bán 100 ly cần 1.5kg cà phê).

• COGS Thực tế: Là số tiền nguyên liệu thực sự mất đi sau khi kiểm kho (Ví dụ: Kiểm kho thấy mất tới 2kg cà phê).

• Nguyên nhân: 0.5kg chênh lệch đó chính là do nhân viên pha sai đổ bỏ, ăn uống nội bộ không ghi chép, cân chỉnh máy xay đầu ngày, hoặc thậm chí là mất cắp. Nếu không kiểm kho định kỳ (Inventory Check) mỗi tuần, bạn sẽ mãi mãi không biết lợi nhuận của mình đã chảy đi đâu.

Phân tích bài toán thực tế:

Giả sử bạn nhập dòng hạt Arabica chất lượng cao với giá 500.000 VNĐ/kg.

• Định lượng chuẩn: 18g/shot Espresso.

• Giá lý thuyết: $(500.000 / 1000) X 18 = 9.000 VNĐ.

Tuy nhiên, con số 9.000 VNĐ này là phi thực tế. Trong vận hành quầy Bar chuyên nghiệp, bạn phải đối mặt với các chi phí ẩn bắt buộc:

1. Hao hụt căn chỉnh (Dial-in Wastage): Mỗi sáng, Barista cần dùng khoảng 3-5 shot (50g – 90g cà phê) để thử nếm và tinh chỉnh máy xay sao cho chiết xuất đạt chuẩn.

2. Hao hụt làm sạch (Purging): Trước mỗi lần pha, máy xay thường giữ lại một lượng bột cũ (retention). Barista phải xả bỏ khoảng 2-3g bột cũ này để đảm bảo hương vị tươi mới.

3. Sai số thao tác: Bột rơi vãi khi san phẳng (levelling) hoặc nén (tamping).

-> Thực tế: Trung bình bạn mất khoảng 20g – 22g hạt để làm ra một shot Espresso 18g hoàn hảo.

->Giá vốn thực: (500.000 / 1000) X 22 = 11.000 VNĐ.

(Chênh lệch 2.000 VNĐ/ly. Nếu bán 100 ly/ngày, bạn đang “mất tích” 6.000.000 VNĐ/tháng mà không hề hay biết).

Để nắm rõ hơn về Food Cost, hãy đọc tại: [Giải mã Food Cost cà phê: 3 sai lầm khiến quán của bạn “làm không thấy lời”]

Chất lượng nguyên liệu: “Rẻ hóa Đắt” hay “Đắt xắt ra miếng”?

Nhiều chủ quán cố gắng giảm Food Cost bằng cách nhập cà phê giá rẻ, phẩm cấp thấp. Đây là tư duy sai lầm dẫn đến hiện tượng “Tiết kiệm ngược”.

Mối liên hệ giữa Chất lượng hạt và Tỷ lệ hao hụt:

Hạt cà phê kém chất lượng (Rang lỗi, không đồng đều):

• Hạt to nhỏ lẫn lộn, độ xốp không đều khiến máy xay hoạt động không ổn định.
• Barista phải liên tục đổ bỏ các shot cà phê bị lỗi (chảy quá nhanh hoặc quá chậm – Sink shots) để chỉnh lại máy xay trong suốt cả ngày.
• Hậu quả: Tỷ lệ hao hụt có thể lên tới 15-20%. Bạn mua rẻ, nhưng lại đổ đi quá nhiều.

Hạt cà phê chất lượng cao (Rang chuẩn, đồng nhất):

• Kích thước và mật độ hạt đồng đều giúp lưỡi dao cắt hạt chính xác, bột tơi xốp ổn định.
• Barista chỉ cần chỉnh máy một lần vào đầu ngày (One-time Dial-in). Các shot pha sau đó duy trì sự ổn định tuyệt đối.
• Kết quả: Tỷ lệ hao hụt được kiểm soát ở mức tối thiểu (dưới 5%).

Kết luận quản trị:

Kiểm soát Food Cost không phải là cắt bớt nguyên liệu hay mua đồ rẻ tiền. Bí quyết nằm ở việc sử dụng nguyên liệu chất lượng ổn định để giảm thiểu lãng phí. Một nguồn nguyên liệu tốt không chỉ đảm bảo hương vị giữ chân khách hàng mà còn giúp tối ưu hóa chi phí vận hành từ gốc rễ.

Cấu trúc Food Cost cho 1 ly Cà phê Sữa đá

Quản trị Khấu hao (Depreciation) – “Quỹ dự phòng” cho tương lai

Trong bảng cân đối kế toán, khấu hao là một “Chi phí không bằng tiền” (Non-cash expense). Nghĩa là hàng tháng bạn không phải rút tiền mặt ra trả cho ai cả, nhưng tài sản của bạn đang “chết dần” đi. Nếu bỏ qua khoản này, bạn sẽ rơi vào bẫy “Lãi giả – Lỗ thật”: Tưởng là có lời, tiêu hết tiền, đến khi máy hỏng thì không còn vốn để mua máy mới.

Phương pháp tính khấu hao đường thẳng (Straight-line Method)

Đây là phương pháp tiêu chuẩn và dễ áp dụng nhất cho mô hình F&B, giúp phân bổ đều giá trị tài sản vào chi phí vận hành hàng tháng.

Công thức:

Mức trích khấu hao tháng = Tổng giá trị đầu tư ban đầu / Tổng thời gian sử dụng hữu ích (tháng)

Ví dụ minh họa:

Bạn đầu tư một chiếc máy pha cà phê nhập khẩu trị giá 80.000.000 VNĐ.

• Tuổi thọ kinh tế ước tính: 5 năm (60 tháng).

• Khấu hao mỗi tháng: 80.000.000 / 60 = 1.333.333 VNĐ.

Ý nghĩa quản trị:

Con số 1.3 triệu này cần được cộng vào chi phí hoạt động của quán hàng tháng. Hãy tư duy rằng: Mỗi tháng quán “nợ” chiếc máy pha 1.3 triệu tiền hao mòn. Số tiền này cần được giữ lại trong két sắt (hoặc tài khoản tiết kiệm) để sau 5 năm, khi máy cũ hỏng, bạn đã có sẵn 80 triệu để mua máy mới ngay lập tức mà không cần gọi vốn lại từ đầu.

Tư duy đầu tư: “Đắt xắt ra miếng” hay “Rẻ hóa đắt”?

Khấu hao có mối quan hệ mật thiết với chất lượng thiết bị đầu tư ban đầu. Nhiều chủ quán chọn mua máy rẻ tiền để tiết kiệm vốn, nhưng dưới góc độ tài chính, đây có thể là một sai lầm.

Kịch bản A (Máy rẻ): Mua máy 20 triệu, nhưng độ bền kém, chỉ dùng được 18 tháng là hỏng vặt hoặc lỗi thời.

• Khấu hao tháng: 20.000.000 / 18 ≈ 1.110.000 VNĐ/tháng.

Kịch bản B (Máy xịn): Mua máy 80 triệu, bền bỉ, dùng ổn định trong 8 năm (96 tháng).

• Khấu hao tháng: 80.000.000 / 96 ≈ 833.000 VNĐ/tháng.

Kết luận:

Đầu tư máy xịn (High Capex) ngay từ đầu giúp giảm chi phí khấu hao hàng tháng (Lower Opex) xuống thấp hơn so với mua máy rẻ. Hơn nữa, máy móc chất lượng cao (như các hệ thống rang xay công nghệ Đức mà ILOTA đang sử dụng) còn giúp giảm rủi ro gián đoạn kinh doanh do hỏng hóc, đảm bảo chất lượng đồ uống đồng đều – thứ tạo ra doanh thu bền vững.

Điểm hòa vốn (Break-even Point): Cột mốc “Thoát lỗ”

Hiểu đơn giản: Điểm hòa vốn là khoảnh khắc doanh thu vừa đủ để trả hết các khoản nợ trong tháng. Tại điểm này, bạn không lỗ, nhưng cũng chưa có một đồng lãi nào bỏ túi.

• Trước điểm này: Quán đang Lỗ.

• Vượt qua điểm này: Quán bắt đầu có Lãi.

Cách tính nhẩm đơn giản

Đừng để các công thức kế toán làm khó bạn. Hãy tính theo 3 bước tư duy logic sau:

Bước 1: Tính “Tiền lãi bỏ túi” trên mỗi ly Lấy giá bán trừ đi tiền vốn nguyên liệu (và các chi phí biến đổi như ly, túi…).

• Ví dụ: Bạn bán 1 ly Latte giá 45.000đ. Tiền vốn (cà phê, sữa, ly…) hết 15.000đ.

• => Mỗi lần bán 1 ly, bạn giữ lại được: 30.000đ (đây gọi là Lãi gộp).

Bước 2: Xác định “Gánh nặng” cố định mỗi tháng Cộng tổng tất cả tiền nhà, tiền lương cứng, tiền internet, khấu hao máy móc… mà tháng nào bạn cũng phải trả.

• Ví dụ: Tổng chi phí cố định là 50.000.000đ/tháng.

Bước 3: Tính số ly cần bán để “trả nợ” Lấy “Gánh nặng” chia cho “Tiền lãi bỏ túi”.

• Phép tính: 50.000.000đ : 30.000đ = 1.667 ly/tháng.

Chia cho 30 ngày:

• 1.667 ly : 30 ngày ≈ 56 ly/ngày.

Con số 56 nói lên điều gì?

Con số 56 ly/ngày chính là “lằn ranh sinh tử” của quán bạn trong ví dụ trên.

• Từ ly số 1 đến ly số 56: Tiền thu được chỉ dùng để trả tiền nhà, trả lương nhân viên. Bạn chưa có đồng nào cả.

• Từ ly số 57 trở đi: Đây mới thực sự là tiền lãi của bạn.

Ứng dụng thực tế: Thay vì đặt mục tiêu chung chung là “doanh thu cao”, hãy đặt mục tiêu cụ thể cho nhân viên: “Mỗi ngày chúng ta phải bán được ít nhất 56 ly để quán tồn tại. Mọi nỗ lực bán thêm được từ ly thứ 57 chính là phần thưởng của chúng ta”. Điều này giúp cả đội ngũ hiểu rõ áp lực và động lực làm việc.

Báo cáo Kết quả kinh doanh (P&L) – “Bệnh án” sức khỏe của quán

Đừng để việc quản lý tài chính dừng lại ở cuốn sổ ghi chép thu chi lặt vặt. Bạn cần một công cụ tổng thể hơn: Bảng P&L (Profit & Loss Statement). Hãy coi đây là tấm “phim X-quang” chụp lại toàn bộ sức khỏe của quán trong một tháng, giúp bạn trả lời câu hỏi tối quan trọng: “Công sức bỏ ra cả tháng, rốt cuộc tiền chảy đi đâu và mình giữ lại được bao nhiêu?”

Giải phẫu cấu trúc P&L chuẩn (Dễ hiểu & Dễ làm)

Một bảng P&L chuyên nghiệp cho ngành F&B được xây dựng theo quy tắc “Dòng chảy”: Tiền chảy vào từ doanh thu và vơi dần qua các tầng chi phí.

Doanh thu thuần (Net Sales):

• Đây là tổng tiền thực tế thu về sau khi đã trừ đi các khoản giảm giá (Discount) và khuyến mãi (Promotion).
• Lưu ý: Doanh thu cao chưa chắc đã tốt nếu bạn phải “đốt” quá nhiều tiền cho các voucher giảm giá sâu.

Trừ đi: Giá vốn hàng bán (COGS):

• Là tổng chi phí trực tiếp để tạo ra ly nước (Cốt cà phê, sữa, syrup, đá viên, bao bì…).

Bằng: Lợi nhuận gộp (Gross Profit):

• Đây là số tiền lãi sơ bộ dùng để “nuôi” bộ máy vận hành phía sau. Nếu Lợi nhuận gộp quá mỏng, quán sẽ không đủ sức chi trả tiền nhà và nhân viên.

Trừ đi: Chi phí vận hành (OPEX – Operating Expenses):

• Đây là “hố đen” nuốt lợi nhuận nếu không kiểm soát kỹ, bao gồm: Lương thưởng (Labor), Tiền thuê nhà (Rent), Điện nước (Utilities), Marketing và Khấu hao tài sản.

Kết quả cuối cùng: Lợi nhuận ròng (Net Profit):

• Số tiền thực sự thuộc về bạn để bỏ túi hoặc tái đầu tư.

“Tỷ lệ vàng” trong cấu trúc chi phí (Benchmark)

Làm sao để biết quán đang “khỏe” hay “yếu”? Dựa trên dữ liệu vận hành thực tế từ hàng trăm đối tác, ILOTA đưa ra bộ chỉ số tiêu chuẩn (Benchmark) để bạn tham chiếu và “bắt bệnh” cho quán mình:

Giá vốn (COGS): 25% – 35% doanh thu

• Lý tưởng: Dưới 30%.

• Báo động đỏ: Trên 35%. Điều này nghĩa là bạn đang mua nguyên liệu quá đắt, định lượng pha chế bị sai, hoặc đang bị thất thoát kho (nhân viên làm hỏng, đổ bỏ hoặc gian lận).

• Giải pháp: Nếu COGS cao bất thường, hãy rà soát lại nhà cung cấp. Ưu tiên làm việc trực tiếp với các đơn vị sản xuất lớn (Direct Trade) như ILOTA để có mức giá B2B ổn định, cắt bỏ chi phí trung gian.

Chi phí nhân sự: 15% – 20% doanh thu

• Lý tưởng: 18%.

• Báo động đỏ: Trên 25%. Bạn đang thừa người hoặc sắp xếp ca làm việc kém hiệu quả (giờ vắng khách vẫn xếp đông nhân viên).

Chi phí mặt bằng: 10% – 15% doanh thu

• Lý tưởng: 12%.

• Báo động đỏ: Trên 20%. Đây là chỉ số rủi ro nhất. Nếu tiền nhà chiếm tới 1/5 doanh thu, bạn đang “làm thuê cho chủ nhà”. Trừ khi quán bạn bán mang đi (Take-away) với lượng khách cực lớn, nếu không hãy cân nhắc lại chiến lược địa điểm.

Lợi nhuận ròng kỳ vọng: 20% – 30% doanh thu

• Nếu sau khi trừ hết chi phí, bạn giữ lại được 20-30% doanh thu, xin chúc mừng! Mô hình kinh doanh của bạn đang rất khỏe mạnh và bền vững.

Đừng để “Tiền vào túi” đánh lừa bạn – Tại sao “Ước chừng” là kẻ thù của mở rộng?

Rất nhiều chủ quán mắc kẹt ở tư duy “Đếm tiền hộc bàn”: Cuối ngày thấy hộc tiền đầy là vui, cuối tháng thấy còn tiền tiêu là nghĩ mình có lãi. Nhưng thực tế, Tiền mặt (Cash) ≠ Lợi nhuận (Profit).

Nếu bạn cũng đang “cuối tháng mới ngồi ước chừng”, hãy coi chừng 3 cái bẫy sau:

1. Ảo tưởng sức mạnh: Tiền bạn cầm hôm nay có thể là tiền hàng phải trả nhà cung cấp vào tuần sau, hoặc tiền khấu hao máy móc mà bạn quên trích lập. Tiêu hết số này là bạn đang “ăn vào vốn”.

2. Mù mờ về điểm chết: Bạn không biết đâu là “Điểm hòa vốn” (Break-even point). Ngày mưa vắng khách, bạn lo lắng nhưng không biết chính xác phải bán bao nhiêu ly nữa mới đủ trả tiền điện và nhân viên hôm nay.

3. Không thể mở rộng: Muốn mở quán thứ 2, bạn cần quy trình và con số, không thể phân thân ra để “ước chừng” ở cả 2 nơi được.

Giải pháp: Công thức 3 bước để thoát kiếp “Ước chừng”

Không cần phần mềm tiền tỷ, nhưng bắt buộc phải có Kỷ luật ghi chép. Hãy bắt đầu với file Excel đơn giản hoặc sổ tay theo cấu trúc P&L (Profit & Loss) cơ bản này mỗi ngày:

Bước 1: Tách bạch Doanh thu (Net Sales)

• Ghi lại tổng tiền bán được.
• Lưu ý: Trừ ngay các khoản giảm giá/khuyến mãi. Doanh thu ảo từ giảm giá sâu không nuôi sống quán được.

Bước 2: Xác định Giá vốn hàng bán (COGS)

• Đừng chỉ tính giá ly cà phê trên lý thuyết. Hãy tính cả những ly bị đổ, bị test máy đầu ngày, và cả chiếc ly nhựa, cái ống hút.
• Mục tiêu: Kiểm soát COGS ở mức 25-30% doanh thu. Nếu bạn thấy tiền thu nhiều mà cuối tháng không còn bao nhiêu, 90% là do COGS đang bị phình to (do hao hụt, mất cắp, hoặc định lượng sai).

Bước 3: Trừ đi Chi phí vận hành (OPEX)

• Ghi rõ tiền lương nhân viên, tiền điện nước (chia trung bình ngày), và quan trọng nhất: Tiền thuê nhà và Khấu hao máy móc.
• Nhiều bạn “lời giả lỗ thật” vì quên tính lương của chính mình và tiền hao mòn máy móc vào chi phí.

Lời khuyên từ ILOTA

“Không đo lường được thì không quản lý được”. Thay vì ước chừng, hãy tập thói quen làm báo cáo P&L cuối mỗi ngày. Chỉ tốn 15 phút, nhưng nó cho bạn biết chính xác ngày hôm đó bạn thực sự bỏ túi bao nhiêu, hay đang lỗ vốn để kịp thời điều chỉnh ngay vào sáng hôm sau.

Kết luận

Quản trị tài chính quán cà phê đòi hỏi sự nghiêm túc và chính xác trong từng con số. Hiểu rõ cách tính lời và lỗ cho quán cà phê giúp chủ quán chủ động trong mọi quyết định kinh doanh, từ định giá, nhập hàng cho đến đầu tư mở rộng.

Hãy bắt đầu thiết lập hệ thống ghi chép và báo cáo ngay hôm nay. Kiểm soát chi phí chặt chẽ kết hợp với nguồn nguyên liệu ổn định là nền tảng để kinh doanh bền vững.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp nguyên liệu giúp tối ưu hóa chi phí giá vốn (COGS) và đảm bảo chất lượng đồ uống, hãy liên hệ ngay với ILOTA. Chúng tôi cung cấp các dòng cà phê được “may đo” theo nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.

Tham khảo bảng giá sỉ cà phê hạt cho quán: https://ilota.vn/ca-phe-nguyen-chat-2/

Nhận tư vấn 1:1 về giải pháp cà phê B2B: 0989.099.033 (Zalo)

ILOTA – Nhà rang Cà phê “May đo” 

Địa chỉ: Biệt thự 3, ngõ 2A Chế Lan Viên, phường Đông Ngạc, Hà Nội.

Zalo: 0989 099 033 (Mr Thắng)

Website: ilota.vn

Facebook: ILOTA Coffee and Tea