Chung vốn mở quán cà phê: Nên hợp tác với bạn bè hay người lạ?

Nhiều quán cà phê đóng cửa không phải vì ế khách, mà vì chung vốn sai cách. Chung vốn mở quán cà phê: bạn đang đầu tư hay tự đặt mình vào rủi ro tài chính?

“Người ta thường nói: ‘Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau’. Nhưng trong kinh doanh cà phê, đôi khi đi cùng nhau lại là con đường ngắn nhất dẫn đến… tan vỡ.

Chung vốn mở quán giống như một canh bạc đầy cảm xúc. Nó không đơn thuần là câu chuyện góp tiền, mà là sự dung hòa giữa những cái tôi, tư duy quản trị và tầm nhìn. Chúng ta đã thấy quá nhiều tình bạn đẹp kết thúc ngay khi quán cà phê đóng cửa, nhưng cũng không thể phủ nhận sức mạnh khổng lồ khi tìm được đúng người đồng hành ‘tâm đầu ý hợp’. Ranh giới giữa thành công rực rỡ và thất bại cay đắng nằm ở đâu?

Bản chất thực sự của việc chung vốn kinh doanh cà phê: Hợp tác hay rủi ro?

Khi nhắc đến việc chung vốn mở quán cà phê, đa phần mọi người chỉ nghĩ đơn giản là “cùng góp tiền”. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của ILOTA, tiền vốn chỉ là điều kiện đầu tiên.

Bản chất của việc chung vốn là sự kết hợp các thế mạnh khác nhau (tiền bạc, tay nghề, quan hệ, kinh nghiệm quản lý) để việc kinh doanh thuận lợi hơn.

Nếu hai người cùng có tiền nhưng đều thiếu kiến thức vận hành quán, thì rủi ro không hề giảm đi mà còn tăng lên gấp đôi. Việc hợp tác chỉ thành công khi người này bù đắp được điểm yếu cho người kia (ví dụ: một người giỏi pha chế, người kia giỏi quản lý tiền nong).

Tại sao việc chung vốn thường phức tạp và dễ đổ vỡ?

Ngành F&B (ăn uống) nói chung và cà phê nói riêng có những đặc thù rất dễ gây mất lòng nhau nếu không rõ ràng ngay từ đầu:

1. Vấn đề quản lý tiền lẻ Quán cà phê thu tiền lẻ mỗi ngày, nhưng chi phí phát sinh cũng lắt nhắt liên tục. Khi làm chung, nếu không minh bạch từng ly nước, từng cân đường, rất dễ nảy sinh nghi ngờ lẫn nhau về việc thất thoát tiền bạc.

2. Khó thống nhất khi ra quyết định Khi làm chủ một mình, bạn muốn nhập loại cà phê nào, mua cái máy gì đều do bạn quyết. Nhưng khi chung vốn, mỗi việc nhỏ đều phải hỏi ý kiến và cần sự đồng ý của người kia. Điều này làm chậm tiến độ và dễ gây ức chế.

3. Mâu thuẫn về mục tiêu kinh doanh (Quan trọng nhất) Đây là lý do lớn nhất khiến các nhóm chung vốn tan rã:

• Người A: Muốn làm quán chất lượng cao, đồ uống ngon, chấp nhận lãi ít hoặc chịu lỗ thời gian đầu để xây dựng uy tín lâu dài.

• Người B: Muốn kinh doanh kiểu “ăn xổi”, bán giá rẻ, dùng nguyên liệu bình thường để nhanh lấy lại vốn.

Hai tư duy này trái ngược nhau hoàn toàn. Khi đó, từ việc tuyển nhân viên, định giá menu cho đến mua nguyên liệu đều sẽ xảy ra tranh cãi, khiến quán không thể vận hành trôi chảy.

Phân tích lợi ích thực tế khi chung vốn mở quán cà phê

Gia tăng sức mạnh tài chính và khả năng chịu lỗ

Đây là động lực lớn nhất để tìm người hợp tác. Mở một quán cà phê hiện nay không chỉ tốn chi phí ban đầu (tiền cọc nhà, sửa sang nội thất, mua sắm máy móc) mà còn cần một nguồn vốn dự phòng rất lớn.

• Đầu tư bài bản ngay từ đầu: Hệ thống máy pha, máy xay công suất lớn và nguồn nguyên liệu ổn định (như cà phê từ ILOTA) đòi hỏi chi phí cao. Nguồn vốn dồi dào từ nhiều cổ đông giúp quán trang bị được công cụ tốt, tạo ra sản phẩm chất lượng ngay ngày khai trương thay vì phải dùng máy móc rẻ tiền, kém chất lượng.

• Dòng tiền dự phòng (Working Capital): Rất ít quán cà phê có lãi ngay tháng đầu tiên. Việc chung vốn giúp tạo ra một “quỹ dự phòng” đủ dày để chi trả tiền nhà, lương nhân viên và điện nước trong 3-6 tháng đầu khi quán chưa có nhiều khách. Điều này giúp quán sống sót qua giai đoạn khó khăn nhất mà không bị đứt gãy dòng tiền.

Tối ưu hóa năng lực quản lý (Bù trừ kỹ năng)

Kinh doanh cà phê đòi hỏi ba nhóm kỹ năng hoàn toàn khác nhau: Chuyên môn sản phẩm (Pha chế/Kiểm soát chất lượng), Quản trị tài chính (Kế toán/Kho vận) và Tiếp thị (Marketing/Sales). Rất khó để một cá nhân làm tốt tất cả các vai trò này cùng lúc. Chung vốn cho phép phân chia công việc dựa trên thế mạnh thực tế:

• Chuyên môn hóa vai trò: Một người có thể tập trung hoàn toàn vào chất lượng đồ uống, tìm kiếm nguồn hạt ngon, đào tạo nhân viên pha chế. Người còn lại sẽ tập trung vào việc làm sao để quán đông khách, quản lý thu chi và đối ngoại.

• Kiểm soát chéo: Khi có hai người cùng quản lý ở hai mảng khác nhau, họ sẽ giám sát lẫn nhau, giảm thiểu tình trạng thất thoát hoặc ra quyết định sai lầm do chủ quan.

Chia sẻ áp lực và ra quyết định khách quan hơn

Áp lực lớn nhất của người làm chủ không phải là công việc tay chân, mà là áp lực phải ra quyết định liên tục trong tình trạng thiếu thông tin hoặc căng thẳng.

• Góc nhìn đa chiều: Khi gặp sự cố (như bị chủ nhà đòi mặt bằng, đối thủ cạnh tranh giảm giá, hay nhân sự nghỉ việc hàng loạt), việc có người đồng hành để cùng bàn bạc sẽ giúp đưa ra giải pháp bình tĩnh và sáng suốt hơn so với việc tự quyết định trong lo âu.

• Duy trì động lực: Kinh doanh F&B rất dễ gây nản lòng khi quán vắng khách. Người đồng hành không chỉ chia sẻ rủi ro tài chính mà còn là người giữ nhịp, đốc thúc và duy trì kỷ luật làm việc cho cả nhóm, tránh tình trạng “cả thèm chóng chán” thường thấy khi làm một mình.

Phân tích rủi ro khi chung vốn mở quán cà phê: Góc nhìn Quản trị & Tài chính

Dưới góc độ quản trị doanh nghiệp, việc chung vốn không đơn thuần là góp tiền, mà là sự sáp nhập về kỳ vọng và quyền lợi. Nếu thiếu một cơ chế quản trị (Governance Structure) minh bạch, mô hình này sẽ bộc lộ 3 “tử huyệt” mang tính hệ thống sau đây:

Xung đột trong Cấu trúc Ra quyết định

Rủi ro lớn nhất không phải là thiếu ý tưởng, mà là sự tê liệt trong ra quyết định do cơ chế phân quyền không rõ ràng.

Bản chất vấn đề: Tình trạng “đồng sở hữu 50-50” thường tạo ra thế bế tắc. Khi có sự bất đồng về chiến lược, không ai có quyền phủ quyết, dẫn đến việc bộ máy vận hành bị đình trệ.

Ví dụ thực tế:

• Mâu thuẫn định vị (Brand Positioning): Một cổ đông muốn định vị phân khúc cao cấp, sử dụng hạt Arabica Sơn La sơ chế Fully Washed để tăng trải nghiệm khách hàng. Cổ đông còn lại ưu tiên tối ưu chi phí (Cost Efficiency), muốn dùng hạt phẩm cấp thấp để gia tăng biên lợi nhuận gộp (Gross Profit Margin).
• Hậu quả: Sự thiếu nhất quán này khiến quán cà phê mất đi bản sắc thương hiệu (Brand Identity). Khách hàng sẽ bối rối vì giá cao nhưng chất lượng không ổn định, hoặc không gian đẹp nhưng đồ uống đại trà.

Giải pháp quản trị: Thiết lập cơ chế “Một người chịu trách nhiệm chính”. Dù tỷ lệ vốn là 50-50, nhưng cần quy định rõ ai là CEO/Cửa hàng trưởng có quyền quyết định cuối cùng về vận hành.

Lỗ hổng trong Kiểm soát Tài chính & Giá vốn

Trong ngành F&B, rủi ro tài chính thường không nằm ở các khoản chi lớn, mà nằm ở sự thất thoát tích lũy (Cumulative Loss) qua các chỉ số hàng ngày.

Bản chất vấn đề: Sự nghi kỵ nội bộ thường xuất phát từ việc chênh lệch giữa Giá vốn lý thuyết (dựa trên công thức/Recipe) và Giá vốn thực tế (dựa trên kiểm kê kho).

Các chỉ số gây tranh cãi:

• Variance (Chênh lệch kho): Tại sao định lượng 1 shot Espresso là 18g, bán ra 100 ly (1.8kg) nhưng kho lại hao hụt tới 2.5kg? Là do nhân viên pha chế sai, máy xay chưa chuẩn, hay có sự gian lận?
• Doanh thu ẩn: Nếu không có quy trình POS (Point of Sales) chặt chẽ, việc thất thoát doanh thu tiền mặt là rất dễ xảy ra, dẫn đến các câu hỏi mang tính buộc tội: “Tại sao khách đông mà doanh thu thấp?”.

Yêu cầu bắt buộc: Áp dụng số hóa toàn diện. Mọi giao dịch phải qua POS. Thực hiện báo cáo P&L (Lãi lỗ) hàng tháng và kiểm kê kho (Stock take) định kỳ để minh bạch hóa chỉ số COGS (Cost of Goods Sold).

Để nắm rõ hơn về giá vốn (COGS) để tránh gặp phải các rủi ro không đáng có, hãy đọc tại: [Giải mã Food Cost cà phê: 3 sai lầm khiến quán của bạn “làm không thấy lời”]

Rủi ro về Nhân sự & Phân bổ nguồn lực

Đây là rủi ro về sự bất đối xứng thông tin và nỗ lực (Information & Effort Asymmetry) giữa các cổ đông.

Bản chất vấn đề:

• Hiệu ứng suy giảm nhiệt huyết: Trong giai đoạn đầu (Setup), động lực của các cổ đông thường rất cao. Tuy nhiên, sau 6 tháng nếu dòng tiền (Cashflow) âm hoặc hòa vốn, tâm lý chán nản sẽ xuất hiện.
• Mâu thuẫn vai trò (Role Conflict): Một cổ đông tham gia vận hành trực tiếp (Operating Partner) làm việc 12 tiếng/ngày sẽ cảm thấy bất công so với cổ đông tài chính (Silent Partner) chỉ góp vốn nhưng đòi chia lợi nhuận ngang bằng.

Giải pháp khoa học:

• Tách bạch Vốn và Công: Cần phân định rõ thù lao cho sức lao động và cổ tức cho vốn góp.
• Lương thị trường: Cổ đông trực tiếp làm việc phải được trả lương tương đương với mức giá thuê nhân sự bên ngoài (Manager/Barista) và khoản này được tính vào chi phí vận hành (OpEx) trước khi tính lợi nhuận ròng để chia cổ tức.

Lời khuyên từ chuyên gia ILOTA: Để triệt tiêu các rủi ro trên, bạn không nên chỉ dựa vào “niềm tin”. Hãy văn bản hóa mọi thỏa thuận bằng một Hợp đồng hợp tác cổ đông (Shareholders’ Agreement) chi tiết ngay từ ngày đầu tiên. Sự sòng phẳng, minh bạch và khoa học chính là nền tảng bền vững nhất cho một quán cà phê thành công.

Ai nên và không nên tham gia mô hình đồng sở hữu quán cà phê?

Việc lựa chọn đối tác (Partner) quyết định 50% sự thành bại của dự án. Dưới đây là bộ tiêu chí sàng lọc đối tác dựa trên góc nhìn quản trị chuyên nghiệp:

Nhóm đối tượng NÊN hợp tác

Đây là nhóm có khả năng tạo ra sự cộng hưởng tích cực, giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và tăng trưởng.

Sự bù trừ hoàn hảo về năng lực lõi (Core Competencies): Hợp tác hiệu quả nhất khi hai bên sở hữu những thế mạnh khác biệt nhưng cần thiết cho doanh nghiệp.

• Ví dụ thực tế: Một người am hiểu sâu về kỹ thuật sản phẩm (Barista, rang xay, kiểm soát chất lượng) hợp tác với một người mạnh về quản trị kinh doanh (Tài chính, Marketing, Nhân sự). Sự kết hợp này đảm bảo quán vừa có đồ uống ngon, vừa có dòng tiền khỏe mạnh.

Sự đồng nhất về tầm nhìn chiến lược (Strategic Alignment): Cả hai phải có chung một đích đến và định hướng phát triển. Nếu cùng cam kết xây dựng thương hiệu cà phê chất lượng cao, cả hai sẽ dễ dàng thống nhất trong các quyết định tốn kém như đầu tư máy móc hiện đại hay nhập nguồn nguyên liệu giá cao (như từ ILOTA) thay vì thỏa hiệp với hàng giá rẻ.

Tư duy quản trị minh bạch và chuyên nghiệp: Là những người có khả năng tách biệt hoàn toàn giữa quan hệ cá nhân (bạn bè, người thân) và quan hệ công việc. Họ có kỹ năng giao tiếp thẳng thắn, dám đưa ra những phản biện mang tính xây dựng và tôn trọng các nguyên tắc tài chính đã cam kết.

Nhóm đối tượng KHÔNG NÊN hợp tác

Việc hợp tác với nhóm đối tượng này thường dẫn đến mâu thuẫn nội bộ và rủi ro vận hành cao.

Người có chỉ số thông minh cảm xúc (EQ) thấp trong quản trị: Đặc điểm của nhóm này là sự cả nể, né tránh xung đột hoặc để cảm xúc chi phối công việc. Họ không dám thẳng thắn đề cập đến các vấn đề nhạy cảm như thất thoát tiền bạc, trách nhiệm công việc chưa hoàn thành. Sự thiếu quyết đoán này sẽ dung túng cho các sai phạm, làm suy yếu kỷ luật của tổ chức.

Sự xung đột về tiêu chuẩn vận hành (Operational Standards): Sự chênh lệch quá lớn về tính cách làm việc sẽ gây ra thảm họa trong ngành F&B – ngành đòi hỏi sự tỉ mỉ.

• Ví dụ: Một người theo chủ nghĩa hoàn hảo (đòi hỏi quầy bar phải sạch bong, định lượng sai 1g cũng phải làm lại) sẽ không thể làm việc lâu dài với một người có tư duy xuề xòa, dễ dãi (chấp nhận đồ uống lỗi, vệ sinh kém). Mâu thuẫn này dẫn đến chất lượng dịch vụ thiếu nhất quán.

Người chịu áp lực tài chính cá nhân ngắn hạn: Đây là nhóm đối tượng rủi ro nhất. Khi một cổ đông đang nợ nần hoặc cần tiền gấp, họ thường mất kiên nhẫn với lộ trình phát triển của quán. Họ sẽ có xu hướng ép buộc cắt giảm chi phí nguyên liệu (làm giảm chất lượng), hoặc đòi rút vốn sớm, gây mất thanh khoản và đe dọa sự tồn vong của doanh nghiệp.

Nguyên tắc quản trị cốt lõi để hợp tác thành công

Để trả lời câu hỏi có nên chung vốn hay không, các nhà đầu tư cần xác lập một “Khung quản trị hợp tác” (Partnership Governance Framework). Dưới đây là 3 nguyên tắc bất biến để đảm bảo tính bền vững của mô hình đồng sở hữu:

Nguyên tắc 1: Pháp lý hóa mọi thỏa thuận bằng “Hợp đồng cổ đông”

Một thỏa thuận miệng hay niềm tin cá nhân là không đủ cho một doanh nghiệp vận hành. Bạn cần một Thỏa thuận cổ đông (Shareholders’ Agreement) chi tiết, đóng vai trò như “Hiến pháp” của quán. Văn bản này bắt buộc phải làm rõ các hạng mục trọng yếu:

Cơ cấu sở hữu & Quyền hạn: Quy định rõ tỷ lệ góp vốn, quyền biểu quyết (Voting rights) và phạm vi quyền hạn của từng người. Ai có quyền ký duyệt chi? Hạn mức phê duyệt là bao nhiêu?

Chiến lược thoái vốn (Exit Strategy): Đây là điều khoản quan trọng nhất nhưng thường bị bỏ qua. Hợp đồng cần quy định rõ kịch bản “chia tay”:

• Nếu quán thua lỗ liên tiếp trong 6 tháng, quy trình thanh lý tài sản và chia sẻ khoản nợ diễn ra thế nào?
• Nếu một cổ đông muốn rút vốn sớm, phương pháp định giá cổ phần (Valuation) sẽ dựa trên giá trị sổ sách hay giá thị trường?
• Quy định về quyền ưu tiên mua lại cổ phần (Right of First Refusal) cho các cổ đông hiện hữu để tránh sự can thiệp của người lạ.

Góc nhìn chuyên gia: Đừng cho nhận cổ phần ngay lập tức (Cơ chế Vesting)

Một sai lầm chí mạng trong khoa học quản trị startup F&B là trao toàn bộ cổ phần cho cổ đông sáng lập ngay ngày đầu tiên. Điều gì xảy ra nếu sau 6 tháng, một người trong nhóm cảm thấy “chán” và muốn rút lui, nhưng vẫn nắm giữ 30% cổ phần công ty mãi mãi?

Hãy áp dụng cơ chế Vesting (Cổ phần cam kết theo thời gian). Ví dụ: Cổ phần sẽ được “mở khóa” dần trong 3-4 năm. Nếu ai rời bỏ dự án trước thời hạn 1 năm (Cliff period), họ sẽ phải trả lại toàn bộ hoặc bị mua lại cổ phần với giá 0 đồng. Điều này đảm bảo những người ở lại không phải “gánh team” cho người đã bỏ cuộc.

Nguyên tắc 2: Số hóa và minh bạch tuyệt đối hệ thống tài chính

Trong kinh doanh chuỗi hay bán lẻ, “niềm tin” phải được xây dựng dựa trên “dữ liệu thực”. Việc minh bạch hóa tài chính là hàng rào bảo vệ tốt nhất cho mối quan hệ đối tác.

• Hệ thống POS & ERP: Bắt buộc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng (POS) để ghi nhận doanh thu theo thời gian thực (Real-time). Tuyệt đối không sử dụng sổ sách thủ công.

• Kiểm soát dòng tiền nhỏ (Petty Cash): Mọi khoản chi phí vận hành (OPEX), dù nhỏ nhất (chi phí mua đá, văn phòng phẩm, sửa chữa vặt), đều phải có chứng từ hoặc hóa đơn điện tử và được nhập liệu vào hệ thống kế toán.

• Báo cáo định kỳ: Thiết lập lịch họp định kỳ hàng tháng để rà soát Báo cáo Kết quả Kinh doanh (P&L). Mọi thắc mắc về các chỉ số tài chính cần được giải trình và xử lý dứt điểm trong các buổi họp này.

Công thức tài chính: Đừng làm việc không công cho chính mình

Nhiều nhóm bạn chung vốn thường mắc lỗi tư duy: “Giai đoạn đầu khó khăn, anh em mình không nhận lương để tiết kiệm chi phí”. Đây là tư duy phản khoa học về tài chính.

Dù bạn là chủ, nếu bạn trực tiếp đứng quầy pha chế hay làm quản lý, bạn phải được trả lương theo giá thị trường (tính vào chi phí vận hành – OPEX). Lợi nhuận chia cổ tức là phần còn lại sau khi đã trừ đi lương của chính các cổ đông.

• Lương: Trả cho công sức lao động (Ai làm người nấy hưởng).

• Cổ tức: Trả cho rủi ro của dòng vốn (Ai góp tiền người nấy hưởng).

Nếu không tách bạch, người góp tiền nhiều nhưng không làm việc sẽ cảm thấy thiệt thòi so với người góp ít tiền nhưng nắm quyền điều hành, dẫn đến mâu thuẫn nội bộ.

Nguyên tắc 3: Phân định rạch ròi giữa “Quyền sở hữu” và “Quyền điều hành”

Một sai lầm phổ biến trong các mô hình kinh doanh hộ gia đình hoặc bạn bè là sự nhập nhằng giữa vai trò “Ông chủ” (Investor) và “Người làm công” (Employee). Cần áp dụng cơ chế thị trường để đảm bảo công bằng:

• Cơ chế lương thưởng độc lập: Nếu bạn vừa là cổ đông vừa trực tiếp làm Cửa hàng trưởng hoặc Barista, bạn phải được trả lương cứng tương ứng với mức giá thị trường cho vị trí đó. Khoản lương này được tính vào chi phí hoạt động của quán.

• Lợi nhuận & Cổ tức: Lợi nhuận ròng (Net Profit) sau khi trừ đi tất cả chi phí (bao gồm cả lương của các cổ đông làm việc) mới được dùng để chia cổ tức dựa trên tỷ lệ góp vốn.

• Ý nghĩa quản trị: Việc trả lương sòng phẳng giúp triệt tiêu tâm lý so bì tị nạnh về công sức đóng góp, đồng thời giúp quán hạch toán chính xác hiệu quả kinh doanh thực tế.

Mô hình Tự làm chủ và Chung vốn

Quy trình 4 bước chuẩn hóa để chung vốn kinh doanh hiệu quả

Nếu sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, bạn quyết định tiến hành chung vốn, hãy tuân thủ nghiêm ngặt quy trình 4 bước sau đây để tối thiểu hóa rủi ro và chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh ngay từ ngày đầu tiên.

Bước 1: Thẩm định đối tác

Trước khi bàn về tiền, bạn cần thực hiện bước thẩm định năng lực và sự phù hợp của đối tác. Đây là giai đoạn sàng lọc quan trọng nhất.

• Đối thoại chiến lược: Cần tổ chức các buổi làm việc nghiêm túc để thảo luận sâu về: Tầm nhìn dài hạn (muốn mở 1 quán hay chuỗi?), kỳ vọng tài chính (muốn lãi ngay hay chấp nhận đầu tư dài hạn?), và văn hóa làm việc (quy trình hay linh hoạt?).

• Thử nghiệm thực tế: Đừng chỉ nghe, hãy quan sát hành động. Hãy thử cùng nhau thực hiện một dự án nhỏ (ví dụ: cùng đi khảo sát mặt bằng, cùng lập bảng tính chi phí sơ bộ) để đánh giá khả năng chịu áp lực, tư duy giải quyết vấn đề và mức độ cam kết của đối tác.

Bước 2: Xây dựng Kế hoạch kinh doanh và Nghiên cứu khả thi

Tuyệt đối không chung vốn dựa trên những ý tưởng “nói miệng”. Mọi thứ phải được cụ thể hóa bằng một bản Kế hoạch kinh doanh (Business Plan) chi tiết, bao gồm các trụ cột:

• Mô hình tài chính: Xác định rõ tổng vốn đầu tư (CAPEX), chi phí vận hành dự kiến (OPEX), điểm hòa vốn (Break-even point) và dòng tiền dự phóng trong 1-2 năm đầu.

• Chiến lược sản phẩm: Xác định Menu cốt lõi, phân khúc khách hàng và nhà cung cấp chiến lược (ví dụ: lựa chọn dòng hạt rang mộc tiêu chuẩn từ ILOTA để đảm bảo chất lượng đầu vào ổn định).

• Kế hoạch Marketing: Ngân sách cho quảng cáo là bao nhiêu? Kênh tiếp cận khách hàng chính là gì?

Bước 3: Soạn thảo và ký kết Thỏa thuận Cổ đông

Đây là bước pháp lý hóa mối quan hệ, chuyển từ “bạn bè” sang “đối tác pháp nhân”. Hãy nhờ luật sư hoặc chuyên gia tư vấn để soạn thảo hợp đồng với các điều khoản chặt chẽ:

• Cơ cấu quyền lực: Ai là người đại diện trước pháp luật? Ai là người nắm quyền điều hành (CEO/Store Manager)? Hạn mức phê duyệt tài chính của từng vị trí là bao nhiêu (ví dụ: dưới 5 triệu tự quyết, trên 5 triệu cần họp cổ đông)?

• Cam kết vốn và Thoái vốn: Lịch trình góp vốn cụ thể? Điều kiện và định giá cổ phần khi một bên muốn rút vốn trước hạn?

• Cơ chế giải quyết tranh chấp: Khi xảy ra bất đồng không thể hòa giải, phương án xử lý cuối cùng là gì (bán công ty, mua lại cổ phần…)?

Bước 4: Thiết lập hệ thống Quản trị và Báo cáo (Governance System)

Ngay sau khi quán đi vào hoạt động, cần thiết lập ngay kỷ luật quản trị thông qua dữ liệu:

• Chế độ báo cáo: Bắt buộc sử dụng phần mềm quản lý để xuất báo cáo Doanh thu, Chi phí, Hàng tồn kho hàng ngày/tuần.

• Họp Review định kỳ: Thống nhất lịch họp (ví dụ: chiều thứ 2 hàng tuần hoặc ngày 01 hàng tháng) để rà soát chỉ số P&L (Lãi lỗ). Đây là lúc các cổ đông nhìn vào con số thực tế để đánh giá “sức khỏe” doanh nghiệp và điều chỉnh chiến lược kịp thời, tránh để các vấn đề nhỏ tích tụ thành rủi ro lớn.

Lời kết từ ILOTA: Kinh doanh cà phê là một cuộc đua đường trường. Việc tuân thủ quy trình chung vốn bài bản không chỉ giúp bạn bảo vệ tài sản của mình mà còn là nền tảng để xây dựng một mối quan hệ hợp tác chuyên nghiệp, bền vững và tôn trọng lẫn nhau.

Giải pháp từ ILOTA: Đối tác chiến lược và Giá trị thực tế

Tại ILOTA, chúng tôi định vị mình không chỉ là nhà cung cấp nguyên liệu, mà là một đối tác cung cấp giải pháp kinh doanh cà phê toàn diện. Chúng tôi hiểu rằng mỗi mô hình kinh doanh đều có những biến số riêng về tài chính, vị trí và tệp khách hàng, do đó không thể áp dụng một công thức rập khuôn.

Tư duy “Cá nhân hóa” chiến lược sản phẩm

Thay vì sản xuất đại trà, quy trình vận hành tại Xưởng rang ILOTA dựa trên sự chính xác của khoa học và công nghệ:

• Công nghệ kiểm soát nhiệt học: Chúng tôi sử dụng hệ thống máy rang công nghiệp hàng đầu thế giới (Buhler và Giesen) với công nghệ Hot-air (khí nóng). Điều này cho phép kiểm soát chính xác từng giây trong biểu đồ nhiệt (Profile), đảm bảo khơi dậy tối đa tiềm năng hương vị của hạt cà phê.

• Ứng dụng vào kinh doanh: Tương tự, khi bạn chung vốn mở quán, hãy áp dụng tư duy này. Đừng sao chép hợp đồng hay mô hình của người khác. Hãy xây dựng một quy chế hợp tác được “cấu hình” riêng biệt dựa trên nguồn lực thực tế, điểm mạnh và điểm yếu của chính các cổ đông tham gia.

Sự ổn định chất lượng – Yếu tố giảm thiểu rủi ro

Trong mô hình chung vốn, mâu thuẫn thường nảy sinh khi sản phẩm không ổn định khiến khách hàng rời đi. ILOTA giải quyết bài toán này bằng cam kết về tính đồng nhất:

• Chuẩn hóa đầu vào: Chúng tôi cung cấp giải pháp cà phê hạt rang xay với dải sản phẩm rộng, từ Robusta Buôn Ma Thuột đậm đà truyền thống đến Arabica Sơn La sơ chế chuyên sâu, hay các dòng Blend (phối trộn) theo gu riêng.

• Kiểm soát chất lượng (QC): Mọi mẻ rang đều được đo màu và nếm thử (Cupping) trước khi đóng gói. Sự ổn định của nguồn nguyên liệu giúp chủ quán loại bỏ được một biến số rủi ro lớn, để toàn tâm toàn ý tập trung vào quản trị nhân sự và tài chính.

Hệ sinh thái hỗ trợ vận hành

ILOTA không chỉ bán cà phê, chúng tôi cung cấp năng lực chuyên môn để lấp đầy các “lỗ hổng” kiến thức của nhóm sáng lập:

• Tư vấn Menu & Costing: Hỗ trợ xây dựng menu đồ uống tối ưu lợi nhuận, tính toán giá vốn (Food Cost) chính xác để kiểm soát biên lợi nhuận.

• Đào tạo & Setup: Chia sẻ quy trình pha chế chuẩn, cách bố trí quầy bar khoa học để tối ưu thao tác và năng suất phục vụ.

Khi hợp tác với ILOTA, bạn có thêm một “người đồng hành chuyên môn” đứng sau hậu trường, giúp củng cố nền tảng kỹ thuật cho quán cà phê của bạn ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp.

Phòng ngừa rủi ro: Điều khoản “Phát súng”

Trong trường hợp nhóm cổ đông (thường là 2 người với tỷ lệ 50-50) xảy ra mâu thuẫn không thể hàn gắn (Deadlock), ai sẽ là người ra đi? Để tránh việc kiện cáo kéo dài làm quán đóng cửa, hãy đưa điều khoản Shotgun vào hợp đồng ngay từ đầu.

Quy tắc hoạt động: Cổ đông A đưa ra mức giá để mua lại toàn bộ cổ phần của cổ đông B. Cổ đông B có hai lựa chọn:

1. Bán lại cổ phần của mình cho A với mức giá đó.

2. Mua lại cổ phần của A cũng với chính mức giá đó.

Điều khoản này buộc người đưa ra giá phải đưa ra mức giá công bằng nhất (Fair Value), vì nếu ép giá quá thấp, chính họ sẽ bị người kia mua lại với giá rẻ đó. Đây là cách “chia tay” văn minh, nhanh gọn và khoa học nhất.

Kết luận

Vậy, rốt cuộc có nên chung vốn mở quán cà phê? Câu trả lời không nằm ở “Có” hay “Không”, mà nằm ở chữ “Phù hợp”.

Chung vốn là một đòn bẩy tuyệt vời nếu bạn tìm được đúng người, có quy chế rõ ràng và tư duy quản trị minh bạch. Ngược lại, nó sẽ là gánh nặng nếu thiếu đi sự chuẩn bị kỹ càng.

Hãy coi việc chọn đối tác như chọn hạt cà phê nhân xanh vậy. Phải sàng lọc kỹ lưỡng, loại bỏ những hạt lỗi, hạt sâu, chỉ giữ lại những hạt chất lượng nhất thì mới có thể rang nên một mẻ cà phê thơm ngon.

Nếu bạn đang tìm một nguồn cung cà phê “may đo” theo gu riêng của bạn hoặc bạn đang cần một chuyên gia tư vẫn chuyên sâu, hãy liên hệ ngay cho ILOTA tại: https://zalo.me/4146077977127905568.

ILOTA – Nhà rang Cà phê “May đo” 

Địa chỉ: Biệt thự 3, ngõ 2A Chế Lan Viên, phường Đông Ngạc, Hà Nội.

Zalo: 0989 099 033 (Mr Thắng)

Website: ilota.vn

Facebook: ILOTA Coffee and Tea